GFI INFORMATIQUE 17 mars 2015
La dématérialisation dans le secteur public est un sujet majeur, que ce soit au niveau de l'Etat, des établissements publics ou des collectivités. Pour ces dernières, les projets de dématérialisation sont un enjeu fort que certaines mairies ont déjà anticipé. A l'instar de la mairie de Figeac (46) qui a choisi de faciliter les procédures de travail de ses élus grâce à ConnectElu de Gfi Informatique. Cette solution fait partie de l'offre Cloud « ConnectiCité » à destination des collectivités et issue du partenariat entre Gfi Informatique et Orange Business Services.
Trois objectifs pour une gestion optimisée« Avant cette implémentation à Figeac, comme dans une majorité de communes en France, tout était en format papier. Les convocations étaient d'une grande lourdeur avec ordre du jour, notes de synthèse et tous les documents nécessaires. Nous étions parfois limités par le volume et souvent il fallait traiter une quarantaine de questions à l'ordre du jour, avec des centaines de documents. Difficulté technique supplémentaire : les conseils municipaux ont lieu le vendredi or il faut un délai franc de 5 jours. L'envoi électronique est plus simple, » Jean-Marc Bougon, Directeur Général des services de la maire de Figeac.
La municipalité de Figeac souhaite s'engager dans une modernisation éco-responsable de ses pratiques (en accord avec l'Agenda 21), en diminuant significativement le volume d'impressions papier, en limitant le transport des parapheurs et en sensibilisant les agents et les élus aux pratiques responsables. Figeac a aussi un objectif social : améliorer les conditions de travail des agents et des élus avec un outil unique, utilisable en mobilité et plus sûr avec signature électronique, suivi des versions, traçabilité, etc.
Les objectifs économiques et qualitatifs ne sont pas laissés pour compte. La mairie souhaite améliorer efficacement le traitement et la qualité de production des documents. En effet, elle entend normaliser les procédures de traitement, favoriser l'appropriation de la culture du travail collaboratif tout en réalisant des économies de fonctionnement.
Tels sont les objectifs atteints grâce à la solution ConnectElu de Gfi Informatique.
Les bénéfices enregistrés auprès des 29 conseillersConnectElu est une solution faisant partie de la suite ConnectiCité. Cette dernière s'adresse aussi bien aux citoyens pour des démarches en ligne, qu'aux agents pour leur travail quotidien et, ce qui nous intéresse ici, aux élus. Ceux-ci se trouvent dotés d'un cabinet virtuel et d'un cartable numérique, ce qui revient à disposer à tout moment et en tous lieux d'un véritable bureau en mobilité.
L'application permet de dématérialiser l'ensemble du processus d'une délibération de conseil municipal : dépôt d'un projet de délibération, convocation électronique du conseiller, envoi des pièces et des documents dématérialisés pour instruire la délibération, passage en assemblée, jusqu'à la transmission en préfecture au contrôle de légalité.
La facilité de mise en œuvre est favorisée par le fait que ConnectElu est en mode Saas et s'appuie sur le Cloud d'Orange pour l'archivage et le partage des documents. « Les élus se sont très vite appropriés l'outil, » affirme Jean-Marc Bougon, Directeur Général des services de la maire de Figeac.
ConnecteElu améliore aussi la qualité des délibérations avec une meilleure information, plus exhaustive. L'ergonomie permet un accès direct aux pièces rattachées au projet de délibération. « Le débat lui-même est facilité et cela fluidifie même les relations entre majorité et opposition. De plus, la préparation est améliorée entre les élus et les responsables de services. Le tout est collaboratif et sécurisé,» se réjouit le Directeur Général des services de la mairie de Figeac.
Cette transformation technique influence les méthodes de travail de l'ensemble des services.
Une première étape a été franchie avec la dématérialisation complète de la préparation et de la délibération du conseil municipal. En avril doit avoir lieu la première délibération dématérialisée sur la préparation budgétaire. Après la dématérialisation des assemblées, les autres champs d'application prévus concerneront le courrier dématérialisé, les dossiers de préparation et l'application parapheur électronique transverse. « Ainsi la chaîne d'élaboration complète des projets sera traitée,» conclut Jean-Marc Bougon.
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