Itesoft : Une meilleure collaboration à l’échelle de l’entreprise avec le couple SAP / moteur BPM

Avec ses millions d'utilisateurs, SAP est aujourd'hui le 1er éditeur européen et facilite le quotidien des organisations assurant une optimisation des processus de gestion et une homogénéité des informations. Faciliter les interactions métier est aujourd'hui un enjeu fort pour les entreprises avec la promesse d'aller plus vite et d'être plus efficace pour faire face à la concurrence. Les solutions de BPM (Business Process Management) en lien avec ce type d'ERP peut représenter un réel atout pour toute entreprise. Nous allons vous montrer en quoi à travers cet article.

Communiquer avec les non-utilisateurs de SAP au sein de l'entreprise

Tous les collaborateurs ne sont pas utilisateurs de SAP. Cependant, certains d'entre eux sont parties prenantes dans des circuits de décision et/ou de validation. Il est dommage de sortir d'un processus automatisé et dématérialisé pour obtenir le retour d'un collaborateur en dehors de SAP.

C'est ici que le BPM entre en action. En effet, il permet à travers des scénarios d'automatisation 'alerter et de recueillir une validation d'un membre de l'organisation et ensuite agir sur le progiciel SAP via un connecteur.

Ainsi les échanges entre services sont facilités en offrant plus de souplesse à l'ensemble de l'organisation.

Toujours plus d'automatisation

Le moteur BPM prend en charge le déroulement des différentes étapes de votre processus en lien avec SAP de manière automatisée. Vous pouvez y renseigner le contenu de chaque étape mais aussi la définition des différents acteurs impliqués, utilisateurs ou non de SAP. A travers des automatismes de validation, le moteur BPM va vous permettre de fluidifier votre processus dans son ensemble. L'organisation gagne alors en efficacité et en agilité grâce à la mise en place de processus intelligents.

Cas d'usage n°1 : Mettre à jour son référentiel très simplement

L'automatisation des processus grâce au moteur BPM à l'échelle de toute l'organisation permet de fait, d'actualiser les informations de références au jour le jour. En effet, les acteurs peuvent compléter et valider les informations qui permettront la création et la mise à jour du référentiel directement dans SAP. Dans le cadre de processus fournisseurs, ce référentiel concerne les articles et les informations fournisseurs par exemple. Le nombre d'informations contenu dans SAP peut rapidement devenir très important et donc difficile à maintenir. Cette mise à jour en temps réel et collaborative est un gain de temps non négligeable.

Cas d'usage n°2 : automatiser l'autorisation d'utilisation des fonds dans le cadre des budgets définis pour chacun des départements de l'entreprise

Vous souhaitez à partir d'une enveloppe budgétaire valider la demande de fonds de manière automatique de différents départements (Marketing, Informatique, Communication…).

Dans le cadre d'une demande d'engagement d'actions comme celles-ci, le processus s'articule ainsi. Tout commence à l'émission de la demande par le service concerné. La demande franchit alors les différents niveaux de validation, y compris la vérification budgétaire. En fin d'instruction, les données collectées par le processus sont automatiquement transmises au module des achats du progiciel SAP, qui gère la relation avec le fournisseur.

L'utilisation d'un moteur de BPM, tel que BPMN+ développé par ITESOFT | W4, couplé au progiciel SAP permet d'améliorer les processus par l'apport de l'automatisation et la sécurisation des processus de l'entreprise.

Les gains sont multiples :

• Pour le métier : amélioration des processus en place, automatisation des processus auxquels les employés doivent se conformer, facilitation du dialogue entre le métier et l'informatique, traçabilité : toutes les activités se produisant dans le cadre de l'application sont répertoriées, tracées et documentées
• Pour l'IT : des résultats immédiats avec raccourcissement du time-to-market, agilité dans le déploiement,
• Pour les utilisateurs : des applications intuitives et de qualité, une meilleure compréhension du rôle de chacun, un accès depuis des terminaux allant du web au mobile

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