Lvl Medical Groupe : Rapport du president a l′assemblee generale sur les conditions de preparation et d′organisation des travaux du conseil d′administration et les procedures de controle interne mise en place par la societe

L’article L621–18-3 du code Monétaire & Financier, résultant de l’article 122 de la Loi de Sécurité Financière du 1er août 2003, fait obligation à toute personne morale faisant appel public à l’épargne, quelle que soit sa forme juridique, et soumise au contrôle de l’Autorité des Marchés Financiers (AMF), de fournir des informations relatives aux conditions de préparation & d’organisation des travaux du Conseil, aux procédures de contrôle interne mise en place par la Société, en particulier les procédures de contrôle interne relatives à l’élaboration & au traitement de l’information comptable & financière.

I - Condition de préparation et d’organisation des travaux du Conseil d’administration 

> Rôle du conseil d’administration

Le conseil d’administration détermine les orientations de l’activité de la société et veille à leur mise en œuvre. Sous réserve des pouvoirs expressément attribués aux assemblées d’actionnaires et dans la limite de l’objet social, il se saisit de toute question relative à la bonne marche de la société.

Le conseil d’administration procède aux contrôles et vérifications qu’il juge opportuns. Chaque administrateur reçoit toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de sa mission et peut se faire communiquer tous les documents qu’il estime utiles.

Chaque question abordée fait l’objet d’un débat entre les membres et est soumise au vote à l’issue de la discussion.

> Composition au 14 décembre 2006

Messieurs Benjamin LAVOREL, Gilles COPIN, Jacques MIGNOT et Jacques CAMBET n’exercent pas de fonction au sein du Groupe.

Messieurs COPIN, MIGNOT et CAMBET disposent d’une expérience établie de la vie des affaires, qui leur permet de jouer pleinement leur rôle d’administrateur indépendant.

Les administrateurs ne se sont pas vus confiés par l’entreprise de mission spécifique, rémunérée ou non, en marge de leurs fonctions.

> Travaux du Conseil durant l’exercice clos le 30 septembre 2006

Le Conseil d’Administration s′est réuni à 5 reprises au cours de l’exercice clos le 30 septembre 2006.

Il se réunit aussi souvent que nécessaire et notamment pour arrêter les comptes, statuer sur les dossiers présentant des conséquences financières importantes pour la société.

Les orientations stratégiques du Groupe sont débattues en Conseil d’Administration, notamment sur le plan « activité » et « finances ».

Les travaux du Conseil d’Administration de la société LVL Médical Groupe sont menés et conduits sous l’impulsion de son Président, lequel exerce aussi les fonctions de Direction Générale en liaison avec le Directeur Général délégué.

De manière générale et sauf cas d’urgence, parallèlement à la convocation proprement dite des membres du Conseil, la Direction procède à l’information individuelle de chaque administrateur relativement à chacun des points inscrits à l’ordre du jour, de manière à ce que le Conseil puisse mener ses travaux en ayant disposé de tous éléments utiles dans des délais suffisants.

Les PV des réunions du conseil font l’objet d’une approbation formelle par les administrateurs avant signature.

Direction

> Direction du groupe

> Comité de direction au 30/09/2006

Aux comités de direction peuvent également intervenir tout autre membre du personnel pouvant apporter des précisions sur les points à l’ordre du jour.

Le comité de direction s’est réuni à 14 reprises au cours de l’exercice 2006.

II - Procédures de contrôle interne mises en place par le groupe

Conformément aux dispositions du dernier alinéa de l’article L 225-37 du Code du commerce, nous vous rendons compte du système de contrôle interne en place dans le groupe LVL Médical.

Les dispositifs de contrôle interne décrits ci-dessous s’appliquent uniformément sur l’ensemble des sociétés françaises du groupe.

A -  Objectifs du système de contrôle interne

Le système de contrôle interne est l’ensemble des dispositifs en place visant la maîtrise des processus fonctionnels, opérationnels et décisionnels de l’entreprise et permettant la régularité, la sécurité et l’efficacité des opérations.

Il vise, notamment, à obtenir une assurance raisonnable sur les objectifs suivants :

• Le respect du cadre défini par les lois, règlements et par les valeurs internes au groupe
• La prévention & la maîtrise de l’ensemble des risques du groupe, non seulement dans les domaines comptables et financiers, mais également dans les domaines opérationnel et stratégique.
• La fiabilité de l’information financière communiquée aux actionnaires et la production d’états financiers qui reflètent avec fidélité et sincérité l’activité et la situation financière du groupe.

Comme tout système de contrôle, il ne peut cependant fournir une garantie absolue que les risques sont totalement éliminés.

B - Documents de référence du contrôle interne

Références légales & réglementaires spécifiques à l’activité du groupe LVL Médical

• La Convention nationale de Tiers Payant organisant les rapports entre les Caisses Régionales d’Assurance Maladie et les prestataires délivrant des dispositifs médicaux, produits & prestations associées inscrits aux titres I et IV de la LPP
• La LPP – Liste des Produits et Prestations remboursables par les organismes de sécurité sociale
• L’arrêté du 17 novembre 2000 relatif aux bonnes pratiques de dispensation à domicile de l’oxygène à usage médical
• Le code de la santé publique - article L. 5212-1 relatif aux conditions de maintenance des dispositifs médicaux
• Les vigilances réglementaires
  • Code de la santé publique (article R. 665-48) – Matériovigilance
  • Code de la santé publique (article R. 5121) – Pharmacovigilance
• Le Guide des bonnes pratiques de désinfection des dispositifs médicaux – Conseil Supérieur d’Hygiène Publique de France – 1998.

Référence qualité

• Norme NF EN ISO 9001 – version 2000 : exigences des systèmes de management de la qualité

Références internes

• Le Manuel des procédures : référentiel documentaire structuré rassemblant les référentiels, supports d’enregistrement, procédures & instructions applicables dans le Groupe et validés par la Direction Générale, relatifs à l’ensemble des processus fonctionnels et opérationnels (Comptable, administratif, logistique, sanitaire, technique, prise en charge et suivi d’un patient, gestion des risques, gestion de projet etc.)
• La Charte LVL Médical qui définit valeurs & code de conduite

C – Les acteurs du Contrôle Interne

Le contrôle interne est l’affaire de l’ensemble des professionnels du groupe. Chaque collaborateur, à son niveau de responsabilité, participe au bon fonctionnement des dispositifs de maîtrise de l’entreprise.

Les cadres opérationnels et fonctionnels du groupe sont responsabilisés et impliqués dans une logique de contrôle interne du processus qu’ils supervisent, notamment :

La Direction Générale du groupe, est chargée de conduire la stratégie de l’entreprise et de contrôler sa correcte application.

Elle définit, en collaboration avec le management, la politique annuelle déclinant la mise en place des objectifs stratégiques du groupe pour l’exercice. Elle revoit et valide en liaison avec les directeurs et responsables du groupe, leur budget annuel.

Animé par le Président directeur général, le Comité de Direction réunit chaque mois le directeur général, les directeurs de zone et les principaux responsables de service.
L’instance traite de la marche de l’entreprise, des performances des différentes activités et des différentes zones, des écarts entre les résultats réels et ceux budgétés des principaux postes de charges d’exploitation ainsi que des plans d’actions nécessaires à la correction des écarts constatés.  Un compte rendu est rédigé après chaque Comité de Direction, reprenant les points évoqués et actions à entreprendre.

Le directeur de zone , responsable de sa filiale, a en charge de l’application des directives de la Direction Générale et le management de l’ensemble des processus supports décentralisés et de réalisation du service.

Chaque directeur de zone organise mensuellement des comités de pilotage réunissant l’ensemble des responsables de la zone afin de communiquer sur les décisions prises lors des comités de direction, de faire un suivi périodique des activités et de l’avancée dans la réalisation des objectifs de chacun, de la maîtrise des risques et de l’amélioration continue de la prestation.

Le responsable du Développement National est en charge du pilotage des équipes de développement & de l’atteinte des objectifs de développement fixés par la direction générale. Il anime les équipes de délégués régionaux du groupe, met en place et effectue des suivis d’indicateurs de performance par filiale et rend compte en comité de direction.

Le responsable des Ressources Humaines
Il détermine, en collaboration avec la Direction Générale, la politique de gestion des ressources humaines au sein du Groupe et la met en application :

• Adaptation des compétences à l’évolution des métiers de l’entreprise (plan de formation, évolution du personnel…)
• Politique de recrutement
• Politique salariale
• Administration du personnel
• Relation avec les partenaires sociaux

Il est le garant du bon climat social et de la bonne application de la législation sociale (droit du travail & convention collective & accords sociaux).
Par ailleurs, il pilote la mise à jour du Document Unique relatif à l’évaluation des risques professionnels qui contribue à améliorer la prévention des risques auxquels peuvent être exposés l’ensemble des salariés du groupe.

Le Chief Financial Officer (CFO ), responsable de la Direction Financière s’appuie, pour l’exercice de son contrôle, sur un service comptable, un responsable consolidation, un service achat et contrôle de gestion et un responsable des systèmes d’information.

Il est chargé de l’élaboration et du suivi de l’information comptable et financière, de l’établissement des comptes consolidés et des relations avec les partenaires financiers. Il est responsable du processus de contrôle interne relatif à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière. Il coordonne également le processus budgétaire et les reportings mensuels du groupe.

Le CFO est en charge du suivi et de la mise à jour des provisions pour risques & pour charges et des engagements hors bilan du groupe. Conformément aux dispositions de l’article L.225.35 du code de commerce, chaque nouvel engagement hors bilan fait l’objet d’une autorisation préalable du Conseil d’administration.

Le Directeur comptable encadrele service comptabilité, centralisé au siège. Il a en charge:

• Le suivi et le contrôle de l’ensemble des travaux comptables du groupe* ainsi que les déclarations fiscales dans le respect des normes comptables françaises et de la législation fiscale
• La vérification du respect des procédures groupe
• La gestion de la trésorerie de l’ensemble des sociétés du groupe
• Le contrôle de l’ensemble des flux financiers du groupe
• La production des comptes sociaux semestriels et annuels dans le respect des obligations légales et dans les délais répondant aux exigences des marchés financiers
• La veille règlementaire et l’application des nouvelles normes comptables & fiscales (notamment les normes CRC 0210 sur les actifs)

*Excepté la facturation, délocalisée en filiale sur les plates-formes administratives.

Le service est organisé dans le respect du principe de séparation des tâches incompatibles.

Une procédure d’arrêté des comptes a été mise en œuvre afin de renforcer les procédures de clôture au moyen d’un programme précis d’arrêté des comptes.

Le responsable consolidation est en charge de la production des comptes consolidés du groupe.
Il établit les comptes consolidés groupe selon les normes IAS IFRS et conformément à la procédure formalisée de consolidation des comptes reprenant les règles et méthodes comptables, liasses de consolidation et planning.

ü Outil de consolidation : logiciel de consolidation Magnitude de la société Cartesis, logiciel certifié par l’ordre des experts comptables.

La responsable achats & contrôle de gestion est en charge

• de la définition et de la mise en place des indicateurs clés nécessaires au pilotage et à la maîtrise des activités
• de l’élaboration des tableaux de bord de suivi des activités et des coûts
• de l’évolution du système d’information financier

Pôle contrôle de gestion  :
A en charge l’élaboration des budgets annuels en collaboration avec les directeurs de zone ainsi que le suivi et l’analyse des écarts mensuels réels / budgétés.

Le processus de construction budgétaire est lancé en juin pour l’ensemble des sociétés du groupe. Sur la base des réalisations de l’année précédente, chaque responsable prépare le budget prévisionnel de l’exercice. L’ensemble de ces budgets est mis en regard avec les objectifs stratégiques du groupe et est validé par le président en comité de direction.

En cours d’année, un système de reporting est diffusé tous les mois, établissant l’avancement des réalisations par rapport au budget pour chaque responsable.

Le suivi réel / budgété vise, notamment :

• le suivi mensuel des écarts entre chiffre d’affaires réel et budgété par activité et par agence
• le suivi mensuel des écarts constatés sur les postes de charges d’exploitation
• les écarts sur investissements

L’analyse du reporting mensuel avec chaque directeur de zone, permet de limiter les risques, de détecter d’éventuelles anomalies et de prendre rapidement les décisions de gestion afin de rétablir, le cas échéant, la situation.

ü La mise en place réalisée sur l’exercice d’un nouveau logiciel de reporting et de consolidation a permis d’harmoniser les différents référentiels financiers de l’entreprise, d’enrichir le pilotage financier du groupe et faciliter la prise en compte des nouvelles normes IAS IFRS.

Pôle achat a en chargenotamment :

• la détermination de la politique achat groupe et les négociations fournisseurs
• l’évaluation qualité des fournisseurs de matériel
• l’homologation des matériels médicaux auprès des fournisseurs
• le suivi budgétaire des achats activité et investissements
• la conformité des prix facturés avec les conditions négociées

Le Responsable des Systèmes d’Information est en charge de la sécurité, de la maintenance et de l’évolution des systèmes d’information du groupe.

Une charte informatique s’impose à l’ensemble des salariés du groupe LVL Médical. Elle a pour finalité d’informer sur les bonnes règles de conduites et d’utilisation des systèmes d’information afin d’assurer la sécurité des systèmes d’information.

La direction informatique pilote la mise en place d’une politique de sécurité visant l’optimisation et la fiabilisation de l’ensemble des systèmes d’information du groupe.

Le Directeurs des Opérations et de la Qualité
Sous la responsabilité de la direction générale, il est responsable de la mise en œuvre du management par la qualité au sein du groupe LVL Médical et du respect de la réglementation spécifique à l’activité. Il est responsable de l’homogénéisation de l’organisation des filiales du groupe afin de garantir le niveau de qualité requis et d’assurer l’organisation la plus efficace et la plus rentable.

Des comités de pilotage réunissent, chaque mois, l’ensemble des responsables du groupe. L’objectif est de piloter les projets d’amélioration du groupe, de définir des méthodologies communes et de faire des points précis sur les avancées réalisées.

Une revue de direction est organisée 1 fois par an entre le Président, le Directeur Général et le Directeur qualité afin de faire un état des lieux sur les réalisations concrètes de l’année écoulée et de définir les objectifs de la politique qualité du prochain exercice.

Les affaires réglementaires
La personne chargée des affaires règlementaires a pour mission la gestion du cadre règlementaire relatif à l’activité du groupe, notamment :

• assurer une veille réglementaire et gérer la mise en conformité du groupe
• informer et de former le personnel sur les obligations juridiques liées à l’exercice de leur activité
• mettre en place des outils facilitant le contrôle, le suivi et le respect de la réglementation en vigueur
• suivre, avec les avocats du groupe, les éventuels litiges liés à la réglementation

Les pharmaciens
Les pharmaciens sont responsables de la mise en œuvre & du contrôle du respect de la réglementation liée aux Bonnes Pratiques de Dispense d’Oxygène (BPDO).

Des auto-inspections sont régulièrement effectuées par les pharmaciens afin de contrôler notamment :

• la conformité des locaux & matériels
• la conformité et tenu à jour des documents
• la conformité du niveau de formation du personnel technique
• le respect des procédures
• la bonne adaptation et le respect des bonnes pratiques de dispense d’oxygène

Ces auto-inspections font l’objet d’un compte rendu écrit, daté et signé, avec détail, le cas échéant, des propositions de mesures correctrices & suivi de leur mise en place. 

Le pharmacien intervient également au domicile des patients afin de contrôler le respect par le personnel, de ses instructions & évaluer le fonctionnement du système mis en place.

L’audit interne  :

Rattaché à la direction générale, l’auditeur interne a comme objectifs de s’assurer  de l’amélioration du système de contrôle interne et du processus de maîtrise des risques de l’organisation.

L’auditeur interne a, en particulier, pour missions :

• la gestion de projets visant à renforcer l’efficacité du système de contrôle interne du groupe
• la mise en place d’un management par les risques au sein des sociétés françaises du groupe (formation, cartographie des risques & dispositifs de maîtrise etc.).
• la réalisation d’audits de conformité ou d’efficacité, sur demande de la direction générale

D - Eléments externes du contrôle :

Le groupe est placé dans un environnement de contrôle externe particulier du fait de son activité en lien avec l’Assurance Maladie.

• Les tutelles, les  organismes qui gèrent les remboursements des prestations de sécurité sociale (Caisse primaire d’assurance maladie, Mutualité sociale agricole, organismes complémentaires etc.) effectuent un contrôle pointu sur les factures émises, contrôle renforcé et systématisé avec le développement de la télétransmission des feuilles de soins.
• Contrôle des CRAM (Caisse Régionale d’Assurance Maladie) : chaque agence du groupe a obtenu un agrément de la CRAM, accordé après contrôle du respect des conditions de la Convention (notamment compétence du personnel technique et conformité des locaux)
• DRASS : autorise ou non la dispense d’oxygène à domicile
• Dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue, le groupe est certifiée ISO 9001 version 2000 et le système de management de la qualité est audité chaque année par un organisme extérieur (BVQI).
• Cette organisation interne est complétée par le contrôle des commissaires aux comptes qui certifient les comptes sociaux & les comptes consolidés du groupe sur base annuelle, et délivrent une attestation sur les états financiers consolidés semestriels.

E - Faits marquants de l’exercice 2005 / 2006

Renforcement du service contrôle de gestion et mise en place d’un contrôle de gestion opérationnel, via le recrutement d’un responsable achat et contrôle de gestion.
Objectifs : optimiser le pilotage et la maîtrise des activités, (construction de nouveaux indicateurs clés et renforcement des tableaux de bord, analyse et la construction budgétaires en lien avec les opérationnels etc.)

Mise en place d’un processus de gestion des risques majeurs

Objectif : identifier et évaluer les principaux risques du groupe, déterminer et mettre en place les dispositifs de maîtrise des risques majeurs afin de renforcer l’efficacité du système de contrôle interne et l’assurance d’atteindre les principaux objectifs stratégiques et opérationnels que le groupe s’est fixé.

Résultat  : 40% des éléments des dispositifs de maîtrise des risques majeurs ont été mis en place.
Mise en place d’une gestion de projets

Objectif : optimiser le pilotage de l’entreprise.
Les projets en cours ou prévus sur l’exercice ont été recensés, rattachés aux enjeux stratégiques défini par la direction, budgétés et planifiés. Des indicateurs d’avancement permettent d’en assurer le suivi et l’évaluation. 

Mise en place d’un système de géolocalisation

Objectif : Optimisation de l’organisation technique de prise en charge des patients (pour une meilleure maîtrise des interventions techniques, productivité et rentabilité accrues dans l′organisation des tournées). 

F - Principaux travaux de contrôle interne en cours

Optimisation des systèmes d’information : réflexion sur la mise en place d’un système informatique intégré visant l’amélioration et l’optimisation des processus de l’organisation et de la gestion des flux de l’entreprise ainsi que leur sécurisation, par  l’automatisation d’une partie du système de contrôle interne.

Elaboration de la cartographie des risques opérationnels du groupe, en particulier ceux relatifs au système d’information, dans un objectif de maîtrise des processus et de renforcement du système de contrôle interne du groupe : 

• Identification des objectifs par processus.
• Identification et évaluation des risques pouvant remettre en cause l’atteinte des objectifs
• Définition & mise en place des systèmes de maîtrise informatisés cibles pour chaque risque identifié

Optimisation de la gestion de la maintenance. Le groupe a recruté un expert logistique en charge de la gestion de ce projet.

G) Système de contrôle interne - BONITAS Holding GmbH & Co.KG (22 % du CA groupe) :

La holding BONITAS GmbH & Co.KG, filiale allemande du groupe,  est une société qui gère plusieurs services indépendants de soins à domicile situés dans différentes villes ainsi que leurs filiales.

La holding centralise, dans le cadre des services de soins à domicile, l’ensemble des fonctions  administratives et financières des filiales. Parmi ces tâches figurent la comptabilité relative aux patients, la comptabilité des salaires et comptabilité financière ainsi que la gestion des opérations de paiement. Outre la direction, sont également établis ici le contrôle de gestion, la gestion du parc automobile et le management par la qualité.

Les instances décisionnelles :

Le comité consultatif et la direction se composent du représentant du LVL Médical Groupe, Monsieur Jean Claude LAVOREL, Madame Martina KRUTZ, Lars UHLEN et Thomas STANDARE. Le comité consultatif a été mis en place au 1er janvier 2005. Il se réuni au moins deux fois par an.

Documents de référence du système de contrôle interne
La loi sur les sociétés à responsabilité limitée et la loi sur les sociétés anonymes exigent toutes deux la mise en place d’un système de contrôle interne répondant aux exigences d’une entreprise solide.

L’élément central est le paragraphe 91-alinéa 2 de la loi sur les sociétés anonymes (AktG) qui confie au directoire d′une SA la charge de mettre en place un système de surveillance permettant de déceler rapidement les évolutions pouvant mettre en danger la pérennité de l’entreprise.

Principaux éléments du système de contrôle interne
Le système de contrôle interne, repose sur les trois points suivants :

• L’implication de l’ensemble des professionnels dans le système de contrôle interne
• L’évaluation et l’analyse des principaux risques de la société
• La mise en place & l’évaluation de l’efficacité des dispositifs de contrôle

Les acteurs  du contrôle interne
Le contrôle interne est l’affaire de l’ensemble des professionnels de la société. Chaque collaborateur de la société, à son niveau de responsabilité, participe au bon fonctionnement des dispositifs de contrôle interne de l’entreprise.

Contrôles de premier niveau
Les contrôles de premier niveau sont assurés grâce à la structure de l’organisation de l’entreprise, par exemple : séparation des fonctions, définition précise des tâches et du déroulement du travail, mise en place de contrôles automatisés.

Contrôles des managers
L’ensemble des responsables de l’entreprise est impliqué dans le contrôle interne du processus dont ils ont la responsabilité.

1. Les définitions de fonctions
   La société a mis en place des définitions de fonction détaillant la liste précise des tâches, les attributions au personnel ainsi que les règles d’exécution. Les définitions de fonctions nous donne une assurance raisonnable quant à la réalisation uniforme des processus récurrents de réalisation du service.
2. L’application du principe de séparation des fonctions
   Dans la répartition des fonctions, le principe de séparation des fonctions incompatibles  s’exprime, notamment entre l’exécution et le contrôle d’un processus. Une seule et même personne ne peut à la fois mettre en œuvre et contrôler toutes les phases d’un processus.
3. La sécurité grâce aux documents de référence de la société
   Une documentation de référence a été instaurée afin de définir les principaux processus de l’entreprise, garantir un enregistrement complet des données pour la facturation des prestations mais également pour un traitement identique des opérations commerciales.
   Son organisation comprend des mesures pour  la formation, l’organisation, la gestion des flux & le classement des documents.
4. Les contrôles ponctuels
   Pour la réalisation du contrôle et la vérification de son efficacité, des check listes avec de nombreuses questions sont utilisées pour la quasi totalité des rapports de la société.
   Les tâches présentant des risques de perte d’informations ou de valeurs ainsi que des risques d’erreurs vis-à-vis des clients ou des fournisseurs font l’objet de contrôles spécifiques. Ces contrôles peuvent être effectués par des professionnels ou être automatisés dans le système d’information (par exemple, contrôle de vraisemblance).
   Le test de performance est le principal moyen mis en place de contrôle de l’efficacité de  la sécurité d’un processus.
5. Les mesures de sécurité du système informatique
   La société a mis en place un dispositif de contrôles automatiques : autorisations d’accès avec un système de gestion des mots de passe, mesures de protection des données, contrôle de cohérence des données saisies, instructions relatives à la saisie des données etc.
   Des points de la réglementation spécifiques au système de soins sont également automatisés  afin d’en garantir le respect.
6. Eléments externes du contrôle
   • La société est placée dans un environnement de contrôle externe particulier du fait de notre activité en lien avec l’Assurance Maladie. Le service médical des caisses d’assurance maladie vérifie que toutes les prestations des services de soins à domicile ont été fournies correctement.
   • L’Office fédéral pour la protection au travail contrôle les mesures prises pour protéger le personnel des accidents de travail et autres dangers. La sécurité au travail fait l’objet d’un double contrôle grâce à une directive prévoyant la collaboration contractuelle avec un bureau d’ingénieurs en sécurité.
   • Les commissaires aux comptes effectuent des contrôles complémentaires & certifient les états financiers de la société.

Etabli le 6 février 2007

Le Président du Conseil

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