Rapport du Président du Conseil de Surveillance sur les procédures de contrôle interne

Exercice 2006/2007, clos le 30 septembre 2007

Mesdames, Messieurs, Chers Actionnaires,

Conformément aux dispositions de l′article L225-37 du Code de Commerce, j′ai établi le présent rapport afin de vous rendre compte des conditions de préparation et d′organisation des travaux du Conseil de Surveillance, ainsi que des procédures de contrôle interne mises en place par la société.

1. Objectifs de la société en matière de contrôle interne

Les procédures de contrôle interne mises en place par la S.A. Rodriguez Group (société holding) et ses filiales constituent un ensemble de normes, de chartes et de règles, dans le but d′atteindre les objectifs suivants :

- protection du patrimoine,

- performance et rentabilité,

- prévention des risques d′erreur ou fraudes,

- fiabilité de l′information financière,

- conformité aux lois, réglementations et directives internes.

Ce système de contrôle interne conçu pour répondre aux différents objectifs décrits ci-dessus ne donne pas cependant la certitude que les objectifs fixés seront atteints, et ce, en raison des limites inhérentes à toutes procédures.

2. Présentation de l′organisation générale des procédures de contrôle interne

A. Acteurs ou structures exerçant des activités de contrôle

a. Acteurs internes à la société

- Le Conseil de Surveillance

* Rôle et composition : Le Conseil de Surveillance assure en permanence et par tous les moyens appropriés le contrôle de la gestion de la société, effectuée par le Directoire. Il intervient dans les décisions stratégiques, notamment les opérations susceptibles d′affecter de façon substantielle le périmètre d′activité du Groupe et la signature de tous actes ou engagements significatifs.

Le Conseil de Surveillance compte actuellement trois membres, tous rééligibles, dont le renouvellement de mandat sera proposé en 2008 pour une durée de six ans à l′Assemblée Générale Ordinaire des Actionnaires :

- Monsieur Gérard Rodriguez : Président du Conseil de Surveillance

- Madame Laurence Rodriguez : Conseiller

- Monsieur Olivier Florent : Conseiller

* Fréquence des réunions : Le Conseil de Surveillance se réunit aussi souvent qu′il est nécessaire et au moins une fois chaque trimestre dans les quinze jours qui suivent la remise du rapport périodique du Directoire.

Compte tenu des liens familiaux existants entre les membres du Conseil de Surveillance, ce dernier se réunit très régulièrement au sein de l′entreprise, et un dialogue permanent est établi entre le Directoire et le Conseil de Surveillance.

Cette organisation resserrée favorise un circuit de décision court et fluide, permettant une mise en oeuvre très rapide des décisions prises.

* Convocation des conseillers : les conseillers ont été convoqués plus de sept jours à l′avance par simple appel téléphonique.

Conformément au Code de Commerce, les Commissaires aux Comptes ont été convoqués aux réunions du Conseil qui ont vérifié et contrôlé les comptes annuels, les comptes consolidés, et la gestion du Directoire, de l′exercice social 2006/2007 clos le 30 septembre 2007.

* Information des conseillers : Tous les documents, dossiers techniques et informations nécessaires à la mission des conseillers leur ont été communiqués plus de trois jours avant la réunion.

* Tenue des réunions : Les réunions du Conseil de Surveillance se déroulent au siège social ou en tout autre endroit avec l′accord de la majorité des conseillers.

- Le Directoire :

Le Directoire est investi de tous les pouvoirs nécessaires à la gestion du patrimoine social et peut, à cet effet, effectuer tous actes et passer tous contrats de toute nature et toute forme engageant la société, dans la limite de l′objet social et des pouvoirs expressément attribués par la loi et les statuts, au Conseil de Surveillance et aux Assemblées d′Actionnaires.

- La Direction Générale et le Contrôle de Gestion :

La Direction Générale a pour mission, pour l′ensemble des sites de la société et pour tous les processus, de contribuer à apprécier la conformité aux règles et procédures internes, de détecter les situations de non respect des lois et réglementations, de s′assurer que le patrimoine de la société est protégé, d′apprécier l′efficacité de la conduite des opérations et de veiller à ce que les risques opérationnels soient prévenus et maîtrisés.

b. Acteurs externes à la société

- L′Expert Comptable

Historiquement, la société fait appel aux services d′un expert comptable chargé principalement de la révision des comptes et de la consolidation.

- Les Commissaires aux Comptes

Les Commissaires aux Comptes contribuent au dispositif de contrôle interne de la société en apportant un point de vue indépendant et objectif dans le cadre de leur mission légale.

B. Organisation des délégations et autorisations

L′ensemble des pouvoirs et notamment l′engagement de signature est limité à un nombre très restreint de personnes au sein de la société :

- La signature bancaire a été attribuée au Président du Directoire, au Directeur Général ainsi qu′à la Directrice des Bureaux France.

- Concernant les dépenses de l′entreprise, la signature du bon de commande par le Président du Directoire, le Directeur Général ou la Directrice des Bureaux France est obligatoire.

Limitation des délégations : lors de la réunion du Conseil de Surveillance du 22 mars 2001, il a été convenu à titre de mesure d′ordre intérieur non opposable aux tiers, et en application de l′article 18 des statuts, que le Directoire devrait recueillir l′accord préalable du Conseil de Surveillance pour les actes, opérations et engagements suivants :

- les opérations d′investissement ou d′engagement irrévocable lorsque leur montant dépassera la somme de 22.867.352,59 Euros ou qu′elles engageront la société pour une période supérieure à cinq ans.

- le Directoire ne pourra pas donner de cautions, d′avals ou de garanties sans l′autorisation préalable du Conseil de Surveillance.

C. Sauvegarde des actifs

Les informations sensibles et essentielles au bon fonctionnement de l′entreprise sont stockées dans le système informatique. L′accès à celui-ci est limité, chaque personne disposant d′un espace disque personnel, protégé par mot de passe. Des sauvegardes quotidiennes sont effectuées et conservées dans différents lieux par une société de services informatiques spécialisée.

En ce qui concerne les immobilisations et les stocks, un contrat d′assurance ′′groupe′′ couvre l′ensemble des risques qui y sont liés.

D′autre part, un contrat d′assurance ′′responsabilité des dirigeants′′ a également été souscrit.

3. Description des procédures de contrôle interne mises en place

A. Existence d′un manuel des procédures

Le contrôle interne au sein de la S.A Rodriguez Group repose sur un manuel de procédures du Groupe qui couvre les domaines suivants :

- La vente de bateaux neufs

- La vente de bateaux d′occasion

- L′achat de bateaux neufs

- La location de bateaux

- Le processus budgétaire

Ce manuel ne couvre pas à ce jour toutes les exigences en matière de documentation des contrôles et d′évaluation systématique des processus. Le projet d′internalisation de la consolidation a été mené à terme cette année ; la consolidation des comptes de l′exercice 2007/2008 sera donc réalisée par une équipe interne au Groupe. Cette réorganisation a permis de faire évoluer et d′optimiser les procédures. Le projet de mise à jour et de documentation des procédures de contrôle interne selon le cadre de référence de l′AMF, lancé au cours de l′exercice, va donc se poursuivre l′année prochaine.

B. Description synthétique des principales procédures de contrôle interne

- Le processus d′élaboration des Comptes Sociaux

Les procédures de contrôle interne relatives à l′élaboration et au traitement de l′information financière et comptable sont définies dans le cadre de l′organisation de la fonction comptable. Elles concernent la mise en oeuvre des règles comptables définies au niveau du Groupe, et les processus de communication et de contrôle des informations comptables et de gestion.

Les objectifs alloués à ces procédures sont les suivants :

- Contrôler la fiabilité des processus de collecte et de traitement des données de base de l′information financière ;

- Garantir que les états financiers sociaux sont élaborés dans le respect des normes et règlements en vigueur et donnent une vision sincère de l′activité et de la situation de la société ;

- Assurer la disponibilité des informations financières sous une forme et dans des délais permettant aux lecteurs de les comprendre et de les utiliser efficacement ;

- Définir et contrôler l′application des procédures de sécurité financière respectant notamment le principe de séparation des tâches.

L′information financière et comptable de la S.A. Rodriguez Group est soumise à un processus de reporting mensuel. Un Management Report contenant entre autre, une analyse des différentes activités du Groupe, un forecast, une synthèse de la trésorerie et de l′évolution du cours de bourse est établi chaque mois et communiqué à la Direction Générale.

Rodriguez Group utilise les logiciels Sage, pour la comptabilité GCF 1000 et pour la paie PGRH 100 et le logiciel de gestion commerciale GENESYS de MFP Soft.

L′activité comptable de la société est assurée au niveau opérationnel par une équipe comptable dédiée. La révision des comptes est effectuée par le cabinet d′expertise comptable et l′équipe financière interne.

Le rôle du service comptable est d′assurer, sous la direction de la Directrice des Bureaux France, une traduction comptable des résultats de l′activité de la société en appliquant les règles et méthodes comptables arrêtées par le Groupe. Elle s′assure de l′exhaustivité et de la fiabilité des enregistrements comptables.

Les procédures de contrôle de la production comptable visent notamment à vérifier mensuellement que les comptes sont justifiés, que les enregistrements répondent aux critères légaux, que le principe de séparation des exercices est respecté, que les provisions comptables traduisent correctement la dépréciation des valeurs d′actifs et les obligations de l′entreprise.

- Le processus de Consolidation des Comptes

L′information financière consolidée est établie par le cabinet d′expertise comptable sur la base d′un calendrier général tenant compte des contraintes de publication sur le marché boursier français.

Dans le cadre du reporting consolidé, une procédure de rapprochement est appliquée mensuellement pour vérifier la cohérence des opérations intra-groupe.

Les comptes de résultat, bilans et autres indicateurs clés de gestion utiles à l′analyse sont conservés par le service de reporting financier dans une base de données. L′accès à ce système d′information est sécurisé et l′information qu′il contient fait l′objet d′une maintenance et d′une sauvegarde adéquates.

La remontée et le traitement de l′information comptable sont organisés de la façon suivante :

- les entités du périmètre établissent des liasses de consolidation contrôlées par le cabinet d′expertise comptable et la Direction Générale du Groupe,

- les retraitements pour mise en conformité avec les normes comptables du Groupe sont effectués par le cabinet d′expertise comptable d′après les éléments communiqués dans la liasse de consolidation de chacune des filiales,

- Les comptes consolidés sont établis par le cabinet d′expertise comptable.

La grande majorité des filiales comprises dans le périmètre de consolidation a un commissaire aux comptes, qui, dans le cadre de sa mission légale émet une opinion sur les comptes des dites filiales.

De plus, les comptes consolidés sont certifiés par les commissaires aux comptes du Groupe.

Les comptes consolidés du Groupe sont réalisés sous un logiciel de consolidation reconnu sur le marché : Etafi conso distribué par CEGID. La remontée et le traitement des informations intégrées dans le logiciel de consolidation sont standardisés, sécurisés et entièrement automatisés par le biais du logiciel Intégration Universelle de Données Comptables (IUDC) distribué également sur le marché par CEGID.

- Autres processus

- La gestion de trésorerie : la situation de trésorerie est suivie quotidiennement par la Direction Générale. En effet, une position de l′ensemble des comptes bancaires de la société est réalisée chaque jour, avec analyse des principaux mouvements.

D′autre part, un prévisionnel de trésorerie sur l′année en cours et l′année suivante est mis à jour mensuellement.

Toutes les avances consenties entre les sociétés du Groupe font l′objet d′une rémunération qui est égale à la moyenne annuelle des taux effectifs moyens pratiqués par les établissements de crédit pour des prêts à taux variable aux entreprises d′une durée initiale supérieure à deux ans (sauf législation contraire des pays d′implantation des filiales). Ce taux était de 5,19 % au 30 septembre 2007.

- La gestion budgétaire : au même titre que l′ensemble des filiales, un budget consolidé prévisionnel est effectué. L′analyse des écarts est réalisée par la Direction Générale et donne lieu à des actions correctives.

- Le suivi des engagements hors bilan : la Direction Générale, effectue l′état des engagements hors bilan deux fois par an (circularisations bancaires, greffe du tribunal de commerce et circularisation des assurances) et suit mensuellement les engagements de reprise de bateaux d′occasion.

Gérard RODRIGUEZ

Président du Conseil de Surveillance



Copyright Hugin

The appendixes relating to the press release are available on:
http://www.companynewsgroup.com/documents/PJ/CO/2008/134620_88_INDP_Controle-Interne.pdf

Information réglementée :
Type : Nouvelle information
Thème(s):
Rapport sur gouvernement d′entreprise et contrôle interne


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