Dématérialisation : l’avènement du DAF 3.0

L'importance prise par le digital dans le quotidien génère des volumes d'informations toujours plus importants. Le volume de données explose et va continuer à augmenter dans les années à venir. Bien plus qu'une opportunité pour les entreprises de réorganiser leurs activités ; dompter ce déluge d'informations sera un avantage compétitif !

L'heure est à l'innovation. Et le plus souvent le Directeur Financier est la première personne touchée par ces bouleversements !

Les 3 défis majeurs du Directeur Financier

Devant cette profusion d'informations, le directeur financier est garant des données analysées et de leurs traitements. Il doit restreindre les analyses, créer des modélisations statistiques pertinentes afin de garantir l'exactitude financières de millions de lignes de chiffres. En d'autres termes, le directeur financier est le garde-fou de la donnée. Sans lui, les autres services ne peuvent avoir confiance dans un système automatisé. Calculs erronés, incohérences…autant de risques qui peuvent nuire et coûter cher à l'entreprise dont le directeur financier a la responsabilité.

Le directeur financier doit non seulement maîtriser cette quantité exceptionnelle d'informations mais aussi respecter les exigences réglementaires : l'article 222 de la loi Macronencourage et oblige les entreprises à recevoir les factures au format électronique. Et avec la mise en application du portail Chorus Pro depuis le 1 janvier 2017, la loi a pour ambition de généraliser la facture électronique : elle deviendra progressivement obligatoire d'ici au 1 janvier 2020.

La tendance est donc plus que jamais aujourd'hui à la gestion omnicanale des flux pour pouvoir capturer et traiter toutes les informations entrantes, quel que soient leurs formats (PDF, papier, email…).

Vous l'aurez compris, les défis du directeur sont multiples. Il doit :

• Optimiser les processus internes de l'entreprise pour le traitement de l'information,
• Répondre aux exigences réglementaires afin d'éviter les pénalités,
• Faciliter les échanges et la collaboration avec les différents acteurs de l'entreprise…

Autant de défis qui obligent la fonction finance à se digitaliser. Le premier point d'entrée étant naturellement la dématérialisation des processus achats-fournisseurs.

La dématérialisation : 1levier de digitalisation de la fonction finance

D'après une étude PwC, la dématérialisation est l'usage prioritaire de la transformation digitale de la fonction finance. En effet, 66% des directeurs financiers estiment que la dématérialisation leur permet d'être plus efficace tout en répondant aux exigences de leur environnement. Dans les bénéfices apportés par cette technologie, nous comptons, bien sûr, des gains mutuels pour l'entreprise et ses différents intervenants :

La dématérialisation permet une économie importante pour les entreprises (suppression des papiers, des dépenses liées au transport, à la saisie ou à l'archivage/stockage…). De plus, les nouveaux modes d'exploitation de la dématérialisation (cloud ou hybride) constituent un levier de démocratisation de ces pratiques. Ils apportent une souplesse considérable faisant ainsi baisser les coûts de déploiement.

• Réduction du risque d'erreurs et de fraudes

La dématérialisation des processus permet également de réduire fortement les risques d'erreurs et/ou de fraudes. Par exemple dans le cas du traitement des factures fournisseurs qui est un processus très réglementé (collecte de la TVA, etc). L'automatisation de cette tâche permet de systématiser les contrôles et les rapprochements nécessaires avec l'ERP permettant ainsi de garantir la conformité de l'ensemble des documents. Ce traitement permet entre autres d'alimenter une Piste d'Audit Fiable avec un minimum d'interventions manuelles. Soit, un double bénéfice.

• Une amélioration des structures de collaboration

La plupart du temps, à travers la mise en place d'un portail collaboratif, la dématérialisation permet également d'optimiser les échanges d'informations entre les différentes divisions d'une société et ses fournisseurs ou clients. En effet, ce portail permet de structurer, normaliser et centraliser tous les échanges. Il facilite par exemple, le suivi des documents et les arrêtés mensuels, il évite les oublis…

Maîtriser le nouveau Graal de l'entreprise

La transformation digitale engendre des changements structurels pour les directions financières. Elle rend nécessaire de nouvelles compétences et des outils plus perfectionnés. La dématérialisation, bien en marche, se présente comme étant le premier levier d'action et de productivité pour transformer l'entreprise et répondre aux enjeux de demain. Le directeur financier a pris conscience de ses nouveaux rôles clés dans le processus de transformation digitale de l'organisation. Dématérialiser la fonction finance revient à se munir d'un fort avantage concurrentiel : c'est un moyen de gagner en agilité face aux contraintes réglementaires, mais également, de maîtriser « le nouveau Graal de l'entreprise » : la donnée !

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