Itesoft : 5 facteurs clés de succès d’un projet d’automatisation du processus P2P

D'après une récente étude de PWC France*, 49% des DAF interrogés ont prévu de lancer un projet de dématérialisation des factures (P2P) dans les 3 ans à venir. Si c'est votre cas, vous vous demandez certainement comment aborder ce projet, quelles sont les bonnes pratiques et quels sont les écueils à éviter. ITESOFT a réalisé des centaines de projet de dématérialisation des factures avec des entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs d'activité. Nous avons souhaité vous faire bénéficier de notre retour d'expérience en mettant en avant 5 facteurs clés à prendre en compte pour faire de votre projet une réussite.

1/ Définissez clairement vos objectifs

C'est décidé, vous allez lancer ce projet de dématérialisation des factures. Mais avez-vous bien défini les objectifs à atteindre ? Comment saurez-vous si le projet est une réussite ? Qu'il s'agisse de réduire les délais de paiement, de diminuer le nombre de litiges ou d'augmenter le nombre de factures traitées par ETP, n'hésitez pas à vous auto-évaluer par rapport aux meilleures pratiques du marché. Quantifiez bénéfices directs (ROI) et indirects attendus afin de « vendre » le projet à votre Direction et obtenir le budget nécessaire à la réussite de votre projet.

2/ Bâtissez une équipe projet transverse avec le support de la Direction Générale

La digitalisation du processus Purchase to Pay implique des changements dans les méthodes de travail (moins de saisie, plus d'analyse) et parfois dans l'organisation (mise en place d'un CSP). Assurez-vous du support de votre Direction. Communiquez sur les objectifs du projet, les changements à venir et les bénéfices attendus. Constituez une équipe projet impliquant les principaux acteurs de la chaine (Achat, Finance, Comptabilité, Informatique, opérationnel) et identifiez vos « key users » avant le démarrage du projet.

3/ Inspirez-vous des meilleures pratiques et adaptez-les à votre organisation

Ne réinventez pas la roue. Standardisez vos processus à partir des meilleures pratiques. Les deux grosses erreurs à éviter à ce stade, sont de vouloir à tout prix automatiser les processus actuels ou de choisir une solution trop fermée qui vous impose un workflow prédéfini avec peu de marge de personnalisation. Préférez une solution qui propose des processus génériques que vous pourrez adapter à vos besoins. Et gardez bien en tête vos objectifs. Par exemple, si vous voulez augmentez le nombre de factures traitées par ETP, soyez vigilant sur les taux de lecture de la solution choisie.

4/ Soyez prêts et gérez votre projet en mode Agile

C'en est fini des projets pharaoniques avec des centaines de pages de spécifications aboutissant à une usine à gaz après un « effet tunnel » de plusieurs mois. Les solutions Cloud de dernière génération permettent une mise en production en moins de 3 mois après quelques itérations avec vos « keys users ». Faites-en sorte que tout soit prêt pour ne pas ralentir le projet. Nettoyez vos référentiels fournisseurs pour maximiser l'automatisation, impliquez votre DSI suffisamment tôt dans le projet pour choisir la bonne méthode d'intégration avec vos ERP et préparez les bons KPI pour piloter le processus ainsi que les tableaux de bords utiles pour les opérationnels.

5/ N'oubliez pas vos fournisseurs

La digitalisation du Processus P2P et la mise en place d'un portail apporte de nombreux bénéfices pour vos fournisseurs : réduction des délais de paiement, visibilité sur l'état de traitement des factures, résolution plus rapide des litiges grâce aux fonctions collaboratives. Informez vos fournisseurs de votre projet, communiquez sur les bénéfices qu'ils ont à se connecter à votre portail ainsi que sur vos règles de bonnes pratiques pour accélérer le traitement de leurs factures (présence du numéro de commande sur les factures, envoi de factures électroniques plutôt que du papier).

*Priorités 2018 du Directeur Financier (Décembre 2017)

Si vous souhaitez en savoir plus sur ces 5 facteurs clés et échanger avec nos équipes consulting sur les bonnes pratiques, n'hésitez pas à participer à notre prochain Webinaire sur le sujet.