AKKA Technologies : Vigilance Plan 2021 – France

En 2020, AKKA FRANCE a lancé les travaux nécessaires de mise en place de son plan de vigilance, notamment en recensant l'en- semble des initiatives et actions déjà menées pour identifier et prévenir les éventuelles atteintes graves aux droits humains, aux libertés fondamentales, à la santé, à la sécurité des personnes et à l'environnement, qui pourraient résulter de ses activités, de celles de ses fournisseurs et de ses sous-traitants.

Ces travaux sont réalisés par un comité de pilotage impliquant la Direction du Risk Management du Groupe et les Directions des Ressources Humaines, de la Performance Opérationnelle, des Achats, ainsi que la Direction Juridique d'AKKA FRANCE.

Ces travaux se poursuivront en 2021.

Ce plan s'articule autour des mesures suivantes :

Une cartographie des risques ;

Des procédures d'évaluation ;

Des actions d'atténuation des risques ou de prévention ;

Un mécanisme d'alerte ;

Un dispositif de suivi des mesures mises en œuvre et d'éval- uation de leur efficacité.

Au de-là du principe élémentaire de conformité vis-à-vis des lois et réglementations nationales et internationales applicables, AKKA FRANCE s'inscrit dans la culture et les valeurs du Groupe AKKA TECHNOLOGIES qui sont inscrites dans un certain nombre de référentiels applicables à l'ensemble des entités du Groupe.

AKKA FRANCE est ainsi engagée à travers le soutien et la promotion par le Groupe du pacte mondial des Nations Unis. Ce pacte rassemble des principes universellement acceptés et relatifs aux Droits de l'Homme, aux conditions de travail (notamment le re- jet de toute forme de travail forcé ou obligatoire, du travail des enfants, des discriminations en matière d'emploi), à la protection de l'environnement et à la lutte contre la corruption.

Ces principes sont repris et déclinés dans les Group Internal Control Rules and Standards, qui imposent à toutes les entités du Groupe de mettre en place des procédures visant à garantir la qualité, la sécurité et le respect de l'environnement dans les activités de ces entités.

Par ailleurs, le groupe s'est doté de longue date d'un Code de Conduite qui a pour objectif de partager l'ensemble des valeurs de l'entreprise entre tous ses collaborateurs, managers et partenaires. Ce Code de Conduite érige notamment les principes ci-dessous qui visent à guider les collaborateurs dans leurs activités :

Le respect de la diversité de chaque individu (collabora- teurs et partenaires dans son environnement de travail indépendamment de son sexe, de sa nationalité, de son appartenance ethnique et de ses idéologies).

Les principes de bonne conduite : Les collaborateurs sont encouragés à favoriser une culture d'entreprise positive mettant en exergue confiance, respect, équité et tolérance. Cette culture permet d'aborder les sujets et problèmes de manière ouverte et factuelle, en acceptant les opinions différentes et en recherchant objectivement la solution la plus intéressante pour les parties prenantes.

La responsabilisation et l'intégrité : Les collaborateurs doivent faire preuve d'intégrité, dans toutes leurs activi- tés professionnelles et œuvrer à la mise en pratique des valeurs du Groupe et des principes de bonne conduite. Les managers doivent s'inscrire dans une démarche de comportement exemplaire en matière d'intégrité, sous le signe de la tolérance et de l'équité.

La protection du patrimoine : Les collaborateurs qui doivent traiter tous les biens et toutes les ressources du Groupe avec la plus grande précaution et considération. A ce titre, ces principes sont repris dans la Politique des déplacements professionnels du Groupe.

Outre, son Code de Conduite, le Groupe a adopté également une Politique Anti-Corruption qui a été déployée au sein d'AKKA FRANCE. Cette politique rappelle à l'ensemble de ses collabora- teurs et ses partenaires les principes de prohibition des actions qui pourraient être considérées comme des actes de corruption sous toutes ses formes, y compris l'extorsion de fonds et les pots- de-vin, mais aussi le rejet des conflits d'intérêt.

3. CARTOGRAPHIE DES RISQUES

En 2020, le Groupe a procédé à la mise à jour de la cartographie des risques majeurs pouvant entraver les objectifs stratégiques de développement du groupe AKKATechnologies. Parallèlement, une cartographie des risques spécifiques au plan de vigilance a été initiée dans le courant de l'année 2020 par la Direction du Risk Management du Groupe conjointement avec la Direction Juridique d'AKKA FRANCE.

Cette cartographie des risques s'appuie notamment sur les éléments identifiés pour la formalisation de ses Documents

Uniques (national et par établissement) d'Evaluation des Risques Professionnels (DUER), établit par la Direction de la Performance

Opérationnelle en conformité avec les dispositions du code du travail applicables et relatif à la santé et de sécurité des salariés.

Cette cartographie des risques qui sera finalisée en 2021, n'a pas mis en évidence à ce stade de risques « majeurs », qui n'auraient pas déjà été identifiés par le Groupe ou dans le DUER et qui ne seraient pas traités par les dispositifs existants.

Les risques identifiés dans le cadre de la cartographie des risques spécifiques au plan de vigilance sont des risques déjà connus par AKKA et dont les plans de maitrise sont en cours d'implémentation par AKKA FRANCE.

4. PROCÉDURES D'ÉVALUATION

Le Groupe a mis en place des procédures d'évaluations régulières de ses filiales. Des évaluations dédiées aux critères du plan de vigilance complèteront les audits existants selon les plans d'audit décidés par le Groupe.

Les principaux objectifs de ces audits sont les suivants :

Évaluer objectivement dans quelle mesure les différents attendus du dispositif sont conformes au plan de vigilance.

Procéder au suivi des plans d'action mis en œuvre pour corriger les éventuelles non-conformités, en cohérence avec la nature et la gravité du risque identifié.

Bien que la cartographie n'ait pas permis d'identifier des risques graves entrant dans le périmètre des obligations de l'article L.225- 102-4 et suivants du Code de commerce, AKKA a mis en place une série de mesures visant à les prévenir et qui s'inscrivent dans les valeurs clés du Groupe.

1. Respecter l'individu, sa dignité et ses droits fondamentaux

Le Code de Conduite du Groupe rappelle qu'il s'est engagé à soutenir et à promouvoir le pacte mondial des Nations Unis qui propose un cadre d'engagements qui s'articule autour de dix prin- cipes, en particulier ceux relatifs au respect des Droits Humains.

Ainsi, AKKA FRANCE est vigilante concernant l'application stricte des règles nationales et internationales en matière de protection des droits de l'Homme en son sein, ainsi qu'avec tous ses partenaires.

Cet engagement est décliné dans différentes actions décrites ci-après.

1. Prévenir toute forme de discrimination et promou- voir l'égalité des chances

Dès 2009, AKKA FRANCE a créé sa Mission Handicap avec pour objectif de favoriser l'inclusion de ses collaborateurs en situation de handicap qu'ils soient en poste ou en devenir. En 2014, AKKA FRANCE a signé avec ses partenaires sociaux son premier accord, puis un second en 2017 permettant d'amplifier ses actions à ce titre. Notre troisième accord a été signé pour les années 2021 à 2024.

Par ailleurs, des accords professionnels érigent des engagements pris par AKKA FRANCE qui tendent à prévenir tout forme de discrimination et à promouvoir l'égalité des chances, tels l'accord sur l'égalité professionnel ou sur les contrats de génération.

AKKA FRANCE a également mis en place des mesures visant à prévenir la discrimination, en particulier lors du recrutement et

• former à cette non-discrimination tous ses collaborateurs en charge du recrutement.

de management qualité et prévention et de leur conformité aux normes, à la politique qualité et à la politique prévention, envi- ronnement et radioprotection.

A ce titre, cette direction réalise et met à jour, l'analyse des risques de chaque agence d'AKKA FRANCE avec la définition des plans d'actions, forme les collaborateurs aux mesures de préventions, assure la mise en place des plans de préventions, accompagne les managers concernés dans la définition des besoins en termes d'équipements de protection individuelle.

d. Développer des achats responsables

AKKA FRANCE est signataire de la « charte des relations four- nisseurs responsables », pilotée par le Médiateur des entreprises et le CNA (Conseil National des Achats), qui vise à inciter les entreprises à adopter des pratiques responsables vis-à-vis de leurs fournisseurs.

La Direction des achats d'AKKA FRANCE a mis en place des proces- sus qui permettent de gérer notamment la relation contractuelle avec les fournisseurs et les sous-traitants. Ils comprennent des dispositifs qui permettent l'adhésion de ces partenaires commer- ciaux aux principes auxquels le Groupe AKKA a adhéré, dans le cadre de leur référencement.

Ainsi, ces partenaires doivent adhérer aux principes internation- alement reconnus tels que la Déclaration universelle des droits de l'Homme, les principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'Homme, le Pacte mondial des Nations Unies, les principes directeurs de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) pour les entreprises multinationales et les Conventions fondamentales de l'Organi- sation internationale du travail (OIT).

Ces principes rappellent également aux fournisseurs d'AKKA FRANCE de proscrire le travail des enfants et le travail forcé, d'assurer des conditions de travail décentes, saines et sans danger pour tous les collaborateurs, de lutter contre la corruption et de respecter l'environnement et la préservation des ressources naturelles.

1. Développer des relations et conditions de travail responsables

Depuis de nombreuses années, le dialogue social a permis la mise en place, au sein du Groupe et d'AKKA FRANCE, de plusieurs accords professionnels qui tendent à développer des relations et des conditions de travail responsables tels que les accords sur le droit d'expression directe, sur le droit syndical, sur l'équilibre vie privée-vie professionnelle et sur le télétravail.

Les engagements pris au titre de ces accords font l'objet d'indi- cateurs suivis par la Direction des Ressources Humaines.

Par ailleurs, la prévention des risques au travail est assurée par la Direction de la Performance Opérationnelle qui garantit et rend compte à la Direction d'AKKA FRANCE, de l'efficacité des systèmes

Par ailleurs, AKKA FRANCE a mis en place un groupe de travail, composé de la Direction des Achats, de la Direction Juridique et de la Direction des Ressources Humaines, visant à promouvoir la sous-traitance auprès du secteur adapté et protégé et d'ainsi s'inscrire dans l'objectif de faire baisser le taux de chômage des personnes en situation de handicap et de les maintenir dans l'emploi.

Enfin, des actions spécifiques ont été initiées à l'égard de points de vigilance résultant de la cartographie des risques réalisée.

e. Limiter l'impact environnementale de nos activités

Depuis plusieurs années, AKKA FRANCE a construit les bases solides d'une entreprise soucieuse de répondre aux enjeux envi- ronnementaux et sociétaux. Cet engagement s'est notamment

traduit par la signature du pacte mondial des nations unies et par une certification ISO 14001 de son site de Blagnac.

Les engagements d'AKKA FRANCE d'amélioration continue des pratiques et des performances environnementales repose en premier lieu sur le respect de ses obligations de conformité, ainsi que sur d'autres exigences qui nous sont applicables (exigences clients…), en second lieu sur la mise en œuvre de mesures néces- saires pour éliminer ou réduire l'impact de nos activités sur l'en- vironnement et enfin sur la sensibilisation de nos collaborateurs, de nos prestataires et des nouveaux embauchés à la démarche environnementale menée au sein de nos locaux.

Les actions d'AKKA FRANCE à ce titre sont orientées autour de trois axes : La maîtrise et la réduction des déchets, la promotion des transports doux et la prévention des émissions de CO2 et enfin les échanges sur les modes de consommation responsable.

Ces éléments sont pris en compte et rappelés notamment dans la Politique de déplacements professionnels applicable dans le Groupe, qui incite les collaborateurs à réfléchir à la nécessité d'avoir un comportement écoresponsable s'inscrivant dans le développement durable.

AKKA FRANCE a mis en place un manuel qui décrit le système de management environnemental, sur la base du référentiel ISO 14001 version 2015, qui s'applique à l'ensemble des collabora- teurs et aux activités du site de Blagnac. Cette politique est dif- fusée à l'ensemble du personnel, est affichée et accessible via l'intranet de l'entreprise. Elle est revue annuellement lors de la revue de Direction qui fixe un programme de management de l'environnement.

Ce programme permet de réaliser une analyse de contexte et de déterminer les enjeux à mener au sein de l'entreprise. Des objectifs environnementaux sont alors fixés annuellement, au regard des exigences légales et des autres exigences provenant de l'analyse environnementale et des remontées des parties intéressées.

1. Protéger les données personnelles et/ou confidenti- elles des parties prenantes

AKKA FRANCE a mis en place un système de management de la sécurité de l'information reposant sur des engagements forts visant à protéger les informations échangées avec ses clients, en mettant en œuvre les moyens adaptés aux besoins de sécurité de ses informations et de celles de ses partenaires commerciaux (clients, fournisseurs).

Par ailleurs, AKKA FRANCE a pris en compte les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 dit « RGPD ») et se conforme à ses exigences en ce qui concerne la manière dont il détient et/ou utilise des données à caractère personnel.

A ce titre, le Groupe a élaborée une politique relative la protection des données à caractère personnel qui s'applique à l'ensemble de ses entités et qui définit les droits des personnes en tant que personnes concernées, ainsi que les processus applicables dans les cas où les personnes concernées souhaitent exercer ces droits.

g. Développer l'éthique dans les relations d'affaires

Outre la Politique Anti-Corruption du Groupe déployée en 2020, AKKA FRANCE a engagé des actions de sensibilisation de ses collaborateurs en particulier en intégrant dans les formations obligatoires déployées par la Direction Juridique les principes d'éthique des affaires.

Ainsi, les principales règles applicables en matière de droit de la concurrence, de secret des affaires ou des respects de droits de propriété intellectuelle sont transmises aux collaborateurs lors de sessions de formation, au travers de newsletters ou encore avec la diffusion de fiches pratiques.

6. MÉCANISME D'ALERTE

Le dispositif d'alerte adopté par le Groupe a été spécifiquement déployé en 2020 au sein de la BU FRANCE afin de répondre aux obligations légales, notamment les articles 8 et 17 de la loi du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, mais aussi à la loi du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordres.

Ce dispositif d'alerte permet à un éventuel lanceur d'alerte de signaler notamment les faits graves dans les domaines relatifs à

la corruption, à la concurrence, à la comptabilité, à la finance,

• la banque, aux risques psychosociaux et à la protection de l'environnement.

Ces alertes sont ensuite traitées par un Comité Ethique composé du Directeur Général, du Directeur des Ressources Humaines, du Directeur Financier, du Directeur Juridique et du référent confor- mité d'AKKA FRANCE.

Le dispositif de suivi des mesures mises en œuvre et d'évaluation de leur efficacité est déployé au sein d'AKKA France dans le cadre plus global de la gestion des risques et notamment du risque de compliance.

Le dispositif permet de s'assurer que les risques ainsi identifiés dans ce cadre sont traités de manière efficace, conformément aux lois applicables et directement par chaque direction responsable de ce risque.

Il fait l'objet d'une évaluation annuelle, afin de s'assurer que les procédures définies demeurent pertinentes, adéquates et effica- ces. Les changements significatifs sont pris en compte dans les procédures dans les meilleurs délais. Chaque direction responsable de risque s'assure de la cohérence et de la pertinence des mesures mises en œuvre en cas d'évolution de ses processus.

Le dispositif est présenté dans une revue de direction annuelle, dont les différentes actions de maitrise des risques relatifs au plan de vigilance, doivent être validées.