Prélèvement à la source : pour rassurer vos salariés, communiquez !

Le compte à rebours est lancé avant le passage au prélèvement à la source. Au 1er janvier 2019, vos salariés verront leur impôt sur le revenu déduit directement de leur salaire. Vous sentez la préoccupation monter en interne au sujet du futur bulletin de paie ? Il vous reste encore quelques mois pour agir.

Nos conseils pour communiquer sereinement et rapidement !

Formez vos gestionnaires de paie

Ces prochains mois, les questions de l'interne au sujet du prélèvement à la source vont forcément se multiplier. Vos collaborateurs en charge de la paie et des ressources humaines seront en première ligne pour y répondre : c'est auprès d'eux que les salariés vont naturellement se tourner s'ils ont des interrogations, même si l'administration fiscale (DGFiP) reste officiellement leur unique interlocuteur. Pour éviter l'engorgement, veillez à leur donner, dès maintenant, toutes les informations techniques et légales pour qu'ils puissent, à leur tour, répondre de manière claire et rapide aux collaborateurs. Des parcours de formation à distance et modules e-learning ont été développés pour accompagner et faire monter en compétences les gestionnaires de paie jusqu'à la date de basculement. Ils sont adaptés à la version du logiciel de paie ou de l'application utilisée et offrent un cadre d'explication vulgarisé pour aider à transmettre les messages clés.

Communiquez en interne à travers la voix du dirigeant

Abordez dès que possible la question du prélèvement à la source à travers vos canaux de communication interne : d'abord auprès des instances représentatives du personnel, puis directement auprès de vos salariés. Parmi les outils à privilégier : brochures explicatives, newsletters, réunions générales, panneaux d'affichage, édito du magazine d'entreprise, actualités de l'intranet ou du réseau social d'entreprise, etc. Pour rassurer les collaborateurs face au sujet sensible de la rémunération, n'hésitez pas à faire porter le discours directement par la direction.

Quatre messages clés doivent être rappelés en priorité :

1. À compter de janvier 2019, les collaborateurs soumis à l'impôt sur le revenu n'auront plus à payer leurs mensualités ou leurs trois tiers : ils seront prélevés directement sur leur salaire et le mode de calcul de l'impôt ne changera pas.
2. Ce changement est maîtrisé par l'intermédiaire du logiciel de paie mis à jour pour éditer les nouveaux bulletins de salaire.
3. L'administration fiscale reste le seul et unique interlocuteur de vos salariés au sujet de l'impôt sur le revenu. C'est elle qui détermine leur taux de prélèvement. L'entreprise pourra donc transmettre des informations générales sur le prélèvement à la source, mais en aucun cas répondre aux situations personnelles des salariés.
4. En tant qu'employeur, vous vous engagez à ne pas communiquer le taux de prélèvement de vos salariés à des tiers. La confidentialité est une obligation légale. De plus, ces taux ne révèlent aucune information spécifique sur la situation de vos salariés ou leur patrimoine.

Appuyez-vous sur les outils officiels du gouvernement

Pour accompagner cette évolution légale du prélèvement à la source, le ministère de l'Économie et la direction générale des Finances publiques (DGFiP) ont mis en ligne de nombreuses ressources documentaires et pédagogiques pour aider les entreprises à communiquer auprès de leurs salariés. Certains outils sont spécifiquement destinés aux chefs d'entreprise, aux RH ou aux collaborateurs des services paie et comptabilité. Les kits de communication sont téléchargeables sur le portail du ministère de l'Économie. Vous y trouverez des flyers à imprimer, des guides techniques, des foires aux questions… Une panoplie de documents nécessaires pour vous aider à communiquer simplement.

Optez pour la préfiguration sur le bulletin de paie

En matière de communication, offrir une mise en situation concrète vaut toutes les explications théoriques du monde. Dès aujourd'hui, les entreprises peuvent opter pour une simulation du prélèvement à la source sur les bulletins de salaire. Autrement dit, vous pouvez fournir des fiches de paie disposant d'une rubrique où le prélèvement à la source apparaît : c'est l'étape de préfiguration sur le bulletin de paie. Une rubrique donnée à titre indicatif et pédagogique qui permet à vos salariés de se projeter. Ils peuvent ainsi visualiser, deux ou trois mois en avance, le salaire net d'impôt qu'ils percevront dans une configuration de prélèvement à la source - et donc se familiariser avec leur taux de prélèvement (en fonction du type de taux choisi lors de leur déclaration d'impôts : taux du foyer fiscal, taux individualisé ou taux non-personnalisé) et le montant de leur rémunération à compter de janvier 2019.