Sage Dématérialisation RH : Préparer la transformation digitale des ressources humaines et de la comptabilité dans le back-office

Avec la transformation numérique en mutation constante dans les services et les entreprises, l'expression «travailler plus intelligemment, pas plus durement» n'a jamais été aussi précise.

Le processus de transformation digitale se concentre principalement sur l'expérience client et la modernisation des processus de première ligne, axés sur la clientèle. Mais les chefs d'entreprise ne devraient pas pour autant négliger la modernisation des outils utilisés par les employés du back-office, qui constituent un élément essentiel, mais parfois sous-estimé, de toute transformation digitale réussie.

Vos services de back-office, et plus particulièrement les ressources humaines et la comptabilité, ont un impact sur le fonctionnement de votre entreprise. Or, une entreprise qui travaille intelligemment est une entreprise prospère à l'avant-garde de la transformation digitale.

La réussite de votre transformation digitale dépend de l'adoption de la nouvelle technologie par les employés de vos services RH et Comptabilité. Alors, avant d'introduire des solutions back-office qui modifieront à jamais votre façon de travailler, vous devez inclure ces collaborateurs dans le processus et définir les attentes. Voici quelques pistes de travail :

Préparez vos employés

Le fait d'avoir des collaborateurs réticents à l'utilisation d'une nouvelle technologie est le plus sûr moyen de ruiner n'importe quelle initiative de transformation digitale. Bien que cela soit l'un des principaux critères de recrutement, assurez-vous que vos collaborateurs disposent des connaissances nécessaires à l'utilisation des nouvelles technologies mises en place dans votre entreprise.

Prenez en compte votre culture d'entreprise

Votre culture d'entreprise aura un impact important sur votre transformation. Suscitez l'adhésion de vos collaborateurs en leur expliquant comment, et pourquoi, la transformation est nécessaire, et en leur présentant les résultats attendus.

Encouragez la communication et la confiance

Tout au long du processus de transformation, il est essentiel que vos collaborateurs puissent exprimer ouvertement leurs inquiétudes et leurs questionnements. Mettez en place une politique de « porte ouverte » encourageant les employés à être pleinement impliqués.

Les bénéfices de la transformation digitale pour votre service RH

Le service RH est en charge de votre ressource la plus précieuse, à savoir vos collaborateurs. Après avoir obtenu l'adhésion des RH, le service pourra profiter des nouveaux outils et nouvelles technologies permettant au back-office de travailler plus rapidement et efficacement, ce qui profitera également à l'ensemble des collaborateurs.

Un meilleur suivi des performances pour une plus grande satisfaction

Les ressources humaines pourront utiliser les nouveaux outils numériques afin de suivre plus efficacement les performances des collaborateurs, et d'intervenir en cas de problèmes. Le temps que les RH ne passent pas sur le processus pourra être consacré à ce qui compte vraiment : garder les collaborateurs motivés.

La technologie au service du recrutement et de l'intégration

L'engagement en faveur de la transformation digitale permet aux chefs d'entreprise de rester au fait des nouveaux outils susceptibles de faire évoluer la façon dont ils recrutent et intègrent les nouvelles recrues.

Améliorez la rétention des collaborateurs

La technologie ne change pas uniquement la façon dont les entreprises opèrent, elle influe également sur la façon dont vos collaborateurs souhaitent effectuer leur travail. Un service RH compréhensif prenant en compte, par exemple, le souhait des collaborateurs d'avoir un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle peut avoir un impact énorme sur la rétention. D'après l'étude State of the American Workforce réalisée par Gallup en 2017, 53 % des employés considèrent comme « très important » qu'un travail leur assure un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle. Un moyen simple d'y parvenir ? Mettez à la disposition de vos collaborateurs des outils numériques leur permettant de faire du télétravail facilement.

Les bénéfices de la transformation digitale pour votre service Comptabilité

Le service RH n'est pas le seul service du back-office pouvant profiter des avantages offerts par les nouveaux outils et les nouvelles technologies. Il y a de fortes chances pour que votre service Comptabilité soit également prêt pour le changement.

Automatisez les tâches chronophages

Prenons l'exemple de la facturation, qui peut nécessiter beaucoup de temps et de ressources, surtout dans les grandes entreprises. Une étude d'Aberdeen indique que, en moyenne, les entreprises consacrent plus de 15 $ et 9,7 jours au traitement d'une facture. Les nouveaux logiciels de comptabilité basés sur le Cloud peuvent éliminer les tracas de comptabilité aussi coûteux que chronophages.

La comptabilité dans le Cloud

La migration de vos registres comptables et autres documents financiers sur le Cloud va libérer votre équipe du papier, en lui permettant d'accéder aux informations financières et de l'entreprise de n'importe où et dès que nécessaire.

Renforcez la transparence

La digitalisation de l'intégralité du processus de paiement vous permet d'être transparent pour tout ce qui concerne vos accords commerciaux, les processus comptables et les mouvements d'argent. Une étude montre que la transparence peut renforcer l'engagement et la productivité des collaborateurs, et que les outils numériques ont facilité cette transparence.

Le point à retenir

Bien que la plupart des transformations numériques soient axées sur le consommateur, vous ne pouvez pas oublier les transformations que doivent subir la comptabilité et les ressources humaines pour rester performantes. Lors de tout changement, souvenez-vous de ces avantages, du besoin d'automatisation au sein de votre entreprise et de la nécessité de rester dans le temps. Après tout, une entreprise qui ne peut pas prendre le temps de suivre est une entreprise qui va prendre du retard.

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