Lleidanetworks Serveis Telemàtics S A : Comment signer un pdf en ligne ?

La signature de documents en ligne est devenue une solution pour signer des documents à des moments où il y a des restrictions de mobilité ou, simplement, lorsque vous souhaitez gagner du temps. Dans cet article, nous voulons vous expliquer comment signer un pdf en ligne avec toutes les garanties légales.

En de nombreuses occasions, les contrats ou accords de confidentialité sont envoyés en pdf pour leur signature. Vous avez peut-être remarqué que le programme Acrobat Reader vous offre la possibilité de signer le document. Cependant, cette signature pose plusieurs problèmes :

- Le signataire n'est pas identifié sans équivoque.

- Il n'y a aucune garantie que le document original n'a pas été modifié.

- Il n'y a aucune preuve de qui signe ou quand.

Une autre façon de signer consiste à utiliser la signature électronique qui offre toutes les garanties nécessaires pour que le document puisse être utilisé comme preuve dans un procès. Le niveau de sécurité de la signature électronique dépendra du type de signature choisi : signature électronique simple, signature électronique avancée et signature électronique qualifiée.

Signer un pdf en ligne avec une signature électronique est très simple, il suffit de suivre les étapes suivantes :

- Accédez au portail de votre fournisseur de signature électronique.

- Choisissez la manière dont vous souhaitez gérer la signature : par SMS ou email.

- Rédigez le SMS ou le mail comme vous le faites normalement et concevez le document à signer pour déterminer les espaces que vous souhaitez que le signataire remplisse.

- Envoyez le SMS ou le mail en ajoutant le numéro de portable attribué par le fournisseur et le destinataire (dans le cas d'un SMS) ou en ajoutant l'adresse mail qui vous a été attribuée ainsi que celle du destinataire.

- Le destinataire recevra un SMS ou un mail avec un lien vers le document à signer.

- Lorsqu'il l'aura signé, vous recevrez un avis et vous pourrez télécharger la preuve électronique qui prouve que l'ensemble du processus a été effectué. Ce processus peut prendre entre cinq et dix minutes, environ.

La signature d'un pdf en ligne peut être utile pour une multitude de procédures et de documents tels que les suivants :

- En ressources humaines, elle peut être utilisée pour signer des contrats de travail, fiches de paie, des autorisations de mobilité, des accords de confidentialité, des offres d'emploi, des certificats de formation, etc.

- Dans le domaine de la santé, la signature d'un pdf en ligne permet de signer des consentements éclairés, des rapports médicaux, des devis de traitements ou des documents liés à la protection des données.

- Dans le secteur de la banque et de l'assurance, la signature électronique est utilisée pour signer des polices, des contrats de compte et des cartes, des autorisations, des annexes aux contrats, etc.

- Dans la logistique et le transport il est possible de signer des bons de livraison, des contrats de transport, des lettres, des devis, des offres, etc.

- Dans le secteur immobilier, vous pouvez signer des contrats d'achat et de location, des offres, des contrats de médiation immobilière, des bons de commande, des accusés de réception d'honoraires ou de visites, des offres d'achat ou de location et des contrats d'option d'achat, entre autres.

La signature électronique d'un pdf en ligne ou d'autres documents est entièrement valide en base au règlement eIDAS de l'Union européenne, qui établit ce qui suit :

- L'article 25 du règlement eIDAS établit ce qui suit :

1. Un formulaire électronique ne se verra pas refuser les effets juridiques ou l'admissibilité en tant que preuve dans une procédure judiciaire pour le simple fait d'être une signature électronique ou parce qu'il ne répond pas aux exigences d'une signature électronique qualifiée.
2. Une signature électronique qualifiée aura un effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite.
3. Une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié délivré dans un État membre sera reconnue comme signatureélectronique qualifiée dans tous les autres États membres.

- La validité de la signature électronique en Espagne est également basée sur la loi 6/2020, du 11 novembre, réglementant certains aspects des services électroniques de confiance, qui à l'article 3.1 réglemente ce qui suit :

Les documents électroniques publics, administratifs et privés ont la valeur et l'efficacité juridique qui correspondent à leur nature respective, conformément à la législation qui leur est applicable.

La réglementation que nous avons citée fournit une validité lors de la signature d'un pdf en ligne au niveau européen ou espagnol, mais si vous souhaitez signer dans un autre pays, il existe également des réglementations qui donnent la validité à la signature électronique, par exemple aux États-Unis, la Uniform Electronic Transactions Act (UETA, 1999) et la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN, 2000).

En conséquence de tout ce qui précède, si vous souhaitez signer un pdf en ligne en toute sécurité, il est nécessaire que vous utilisiez la signature électronique, en particulier la signature avancée pour pouvoir collecter toutes les preuves qui prouvent la validité de la signature s'il est nécessaire.