Unibail Rodamco Westfield : Règlement intérieur du Directoire

Règlement Intérieur du Directoire

Management Board charter

d'Unibail-Rodamco-Westfield SE

of Unibail-Rodamco-Westfield SE

Le

présent règlement intérieur (ci-après « le

This charter (the "Charter") was originally

Règlement Intérieur ») a été initialement adopté

adopted by the Management Board (the "MB") of

par le Directoire d'Unibail-Rodamco-Westfield

Unibail-Rodamco-Westfield

SE

(the

SE (ci-après « la Société ») et approuvé par le

"Company") and approved by the Supervisory

Conseil de surveillance le 26 juin 2007 et modifié,

Board (the "SB") on June 26, 2007 and was last

pour la dernière fois, le 28 juillet 2021.

modified on July 28, 2021.

Article 1 Statut et portée de la Règlement

Article 1 - Status and scope of the Charter

Intérieur

1.1

Le présente Règlement Intérieur, établi

1.1

This Charter is issued pursuant to article

conformément à l'article 12 des statuts de la

12 of the Company's articles of association and is

Société, complète les règles et réglementations

complementary to the rules and regulations

applicables au Directoire conformément au droit

applicable to the MB under French law and the

français et en application des statuts de la Société.

Company's articles of association. In case of

En cas de contradiction entre le présent

discrepancy between this Charter and the articles

Règlement Intérieur et les statuts, les statuts

of association, the articles of association shall

feront foi.

prevail.

1.2

Les décisions du Directoire nécessitant

1.2

MB resolutions requiring the prior

l'approbation préalable du Conseil de

approval of the SB are listed in Article 11,

surveillance sont énumérées au paragraphe 5 de

paragraph 5 of the Company's articles of

l'article 11 des statuts de la Société, tel que

association, as completed by the SB charter.

complété par la Règlement Intérieur du Conseil de

surveillance.

1.3

Le Directoire s'est engagé à l'unanimité:

1.3

The MB unanimously declared that:

a) à observer et être lié par les obligations

a)

it will comply with, and

be bound by the

résultant du présente Règlement Intérieur

obligations arising from, this Charter to the

dans la mesure où il s'applique à lui et à ses

extent it applies to it and its members;

membres,

b)

on appointment of new MB members it will

b)

et lorsque de nouveaux membres du

cause such members to issue a declaration as

Directoire sont nommés, à leur faire prendre

referred to in a) above.

l'engagement susmentionné à l'alinéa a).

1.4

Le Directoire évalue le présent

1.4

The MB shall evaluate this Charter

Règlement Intérieur annuellement afin de détecter

annually to identify any specific aspects in respect

tout point spécifique qui nécessiterait une

of which amendments to this Charter and/or further

modification du présent Règlement Intérieur ou la

regulations are required.

formulation de nouvelles règles.

1.5

Le présent Règlement Intérieur est publié

1.5

This Charter is published on the

sur le site internet de la Société.

Company's website.

Article 2 Composition et compétences du

Article 2 - Composition and responsibilities of

Directoire

the MB

2.1

Le Directoire est composé au maximum de

2.1

The MB consists of

a maximum

of 7

7 membres.

members.

2.2

Les membres du Directoire sont

responsables collectivement de la gestion et des

2.2

The MB members shall be collectively

affaires générales de la Société et des activités y

responsible for the Company's management and

afférentes.

general affairs and the business connected with it.

2.3

Les membres du Directoire se répartissent

2.3

The MB members shall divide their tasks

entre eux leurs tâches, sur recommandation du

amongst themselves, upon recommendation by the

Président du Directoire et sous réserve de

Chairman of the MB and subject to the SB's prior

l'approbation préalable du Conseil de surveillance.

approval. In the absence of an MB member, his/her

En cas d'absence d'un membre du Directoire, ses

duties and powers shall be carried out by another MB

1

tâches et pouvoirs sont délégués à un ou plusieurs

member(s) to be designated by the MB upon

autre(s) membre(s) du Directoire désigné(s) par le

recommendation by the Chairman of MB and after

Directoire sur recommandation du Président du

consultation with the SB. In case of long-term

Directoire et après consultation du Conseil de

absence the SB shall be notified of that designation.

surveillance. En cas d'absence prolongée, le

Conseil de surveillance est informé de cette

délégation.

Ce qui n'est pas expressément attribué à un autre

What is not expressly assigned to another member

membre du Directoire relève de la compétence du

of the Management Board is the responsibility of the

Président du Directoire comme indiqué dans les

Chairman of the Management Board as set out in

articles 2.5 et 3.2., ci-après.

Articles 2.5 and 3.2 below.

Les responsabilités et fonctions des membres du

The responsibilities and functions of the members of

Directoire à l'exception du Président du Directoire

the MB other than the CEO as stated in 2.5 and 3.2

se répartiront comme suit:

are as follows:

a)

Un membre du Directoire interviendra en

a)

One member of the MB will act as Chief

qualité de Directeur Général de la Finance

Financial Officer (CFO). He will be

(ci-après« le Directeur Général Finance

responsible for tax matters, generating

»). Il sera en charge des aspects fiscaux de

profits through the optimization of the cost

générer des bénéfices par l'optimisation

of capital, and investor relations. As such,

du coût du capital, et des relations avec les

he will be in charge of the overall financial

investisseurs. En cette qualité, il sera

function within the Group (financial

responsable la fonction financière global

control,

consolidation,

(re)financing,

tax,

au sein du Groupe (contrôle financier,

the budget and 5-year plan, coordination of

consolidation,

refinancement,

fiscalité,

asset valuations and investor relations).

processus d'élaboration du budget et plan

à 5 ans, coordination de l'évaluation des

actifs et relations avec les investisseurs).

b)

Un membre du Directoire interviendra en

b)

One member of the Management Board

qualité de Directeur Général des

will act as Chief Resources Officer (CRO)

Fonctions Centrales (ci-après « le

and will be in charge of Human resources,

Directeur Général Fonctions centrales

Information Technology and Organisation

») et sera en charge des ressources

functions,

as

well

as

corporate

humaines, de l'informatique et de

sustainability. The member will also be in

l'organisation

ainsi

que

du

charge of risk and crisis management and

Développement

Durable

au

niveau

security.

Groupe. Ce membre sera aussi en charge

du risque et de la gestion de crise et de la

sécurité.

c)

Un membre du Directoire interviendra en

c)

One member of the Management Board

qualité

de

Directeur

Général

will act as Chief Investment Officer (CIO)

Investissements (ci-après « le Directeur

and

will

be

responsible

for

the

Général Investissements ») et sera

investment/divestment

process

and

responsable

des

process

defining the co-ownership and co-

d'investissements/désinvestissements

et

investment

strategy;

and coordinating

de définir les stratégies en matière de

corporate development (mergers

and

copropriétés et de co-investissements et

acquisitions, strategic alliances and joint

de coordonner les opérations de

venture developments). The CIO will be

développement

corporate

(fusions-

responsible for challenging the business

acquisitions, alliances stratégiques et les

strategy, in particular: asset and

partenariats).Il sera responsable du

development

strategy,

major

challenge de la stratégie pour les actifs

restructurings,

extensions

or

commerciaux, stratégique, et de la

refurbishments. The CIO will also lead the

stratégie de développement et de

Offices business at European level

restructurations

majeures,

d'extensions

ou rénovations des actifs existants, ceci

incluant le pôle bureau

2

Règlement intérieur du Directoire - 15 juillet 2021/ MB Charter 15 July 2021

2.6.

L'acceptation

de

toutes

activités

2.6 The acceptance of remunerated work with or for

rémunérées en dehors du Groupe doit faire l'objet

third parties outside the Group shall be subject of the

d'un accord écrit préalable du Conseil de

prior written consent of the SB.

surveillance.

2.7.

Conformément au droit français, la

2.7 To the extent permitted by French law, the

Société souscrit une police d'assurance dirigeants

Company takes out a D&O policy covering

et administrateurs au profit des membres du

liability for the benefit of members of the MB.

Directoire.

Article 3 Présidence du Directoire

Article 3 Chairman of the MB

3.1

Le Conseil de surveillance désigne,

3.1

The SB shall appoint a Chairman (the

parmi les membres du Directoire, un président (ci-

"CEO") from the members of the MB.

après « le Président du Directoire »).

3.2

Outre la coordination de la politique du

3.2

In addition to the coordination of the MB's

Directoire, le Président du Directoire est chargé de :

policy, the CEO shall be responsible for:

a) la représentation de la Société vis à vis des

a)

representing the Company vis-à-vis third

tiers, y compris des relations avec les

parties, including relations with major

principaux actionnaires,

shareholders;

b) la coordination de

la stratégie de la Société,

b)

coordinating the strategy of the Company;

c) veiller au bon fonctionnement du Directoire,

c) ensuring that the MB functions in an effective

en particulier en :

manner, in particular by;

i)

veillant à ce qu'il dispose du temps

i)

ensuring that there is ample time for

nécessaire

pour

les consultations,

consultation, consideration and the (other

examen et (tous les aspects de la

aspects of preparing) decision-taking in and

préparation) prises de décision lors des

minuting of the MB meetings and the

séances du Directoire et pour les

supervision of the implementation of

comptes-rendus de séance et en

resolutions;

contrôlant la mise en œuvre des

résolutions,

(ii)

ensuring the timely and adequate

(ii)

veillant à ce que les informations

provision of information to the MB

parviennent

aux

membres

du

members as necessary for the proper

Directoire en temps opportun et de

performance of their duties;

manière appropriée pour le bon

exercice de leurs fonctions,

(iii) supporting the other MB members and

(iii) apportant

son

soutien

aux

autres

mediating in any differences of opinion

membres du Directoire et en

between them, where applicable;

réconciliant les divergences d'opinion

qui les opposeraient, le cas échéant,

(iv)

chairing MB meetings;

d)

la préparation des prises de décision lors des

d)

preparing decision-taking in MB meetings with

réunions du Directoire avec les directoires des

the management boards of the Company's

filiales de la Société et des rencontres avec les

affiliates and meetings with the heads of the

responsables des divisions désignées et des

designated divisions and/or countries;

pays,

e)

l'entretien de contacts suivis et fréquents avec

e)

maintaining intensive and frequent contacts with

le Conseil de surveillance et plus

the SB and in particular with its Chairman, and

particulièrement avec son président et tenir

informing the other MB members in a timely and

informé les autres membres du Directoire en

careful manner about the results of those contacts;

temps opportun et de manière régulière,

f)

l'élaboration des projets de comptes annuels

f)

drawing up the draft annual accounts with the

et du document d'enregistrement universel

corresponding universal registration document,

correspondant et la remise de ces documents

and the dispatch of these documents to the SB;

au Conseil de surveillance,

juridiques importants, de l'élaboration et de la

determining and overseeing the deployment of

supervision de la mise en œuvre effective de

the Group's legal philosophy, policies and

la philosophie, de la politique et des

procedures and managing litigation activity,

procédures juridiques du Groupe, de la

compliance and negotiating and overseeing the

gestion des litiges, de la conformité, de la

drafting of material contracts.

4

négociation et de la supervision des contrats

majeurs.

h) veiller à ce que les informations parviennent

h)

ensuring the timely and adequate provision of

au

Conseil

de

surveillance

et

information to the SB and to the individual SB

individuellement à ses membres en temps

members as necessary for the proper performance

utile et de manière appropriée pour le bon

of their duties;

exercice de leurs fonctions,

i)

s'assurer que le Conseil de surveillance

i)

ensuring the evaluation and assessment of the

procède à l'évaluation et la notation du

functioning of the MB and its members by the SB;

fonctionnement du Directoire et de ses

membres,

j)

contrôler le bon déroulement des missions des

j) supervising the proper functioning of the external

Commissaires aux comptes de la Société et la

auditors of the Company and the submission of

soumission de leurs rapports au Conseil de

their reports to the SB; and

surveillance et

k) statuer sur les rapports et plaintes de salariés

k)

deciding on reports and complaints by the

de la Société concernant des irrégularités

employees of the Company regarding (alleged)

(soupçonnées).

irregularities.

3.3

Le Président du Directoire interviendra

3.3 The CEO will act as Chief Operating Officer

également en qualité de Directeur Général

(COO). He will thus supervise the Regional Chief

Opérations (ci-après « le Directeur Général

Operating Officers(excluding Managing Director

Opérations») et supervisera à ce titre les Directeurs

Offices)who will lead locally the retail asset

Généraux de toutes les régions(hors Directeur

strategy, the net rental growth and also coordinate

Général Bureaux France.) en charge localement de

some Center of Excellence at European level (e.g

la stratégie des centres, de la croissance des

Leasing, Shopping Center Management, etc.)

revenus locatifs nets, et de la coordination de

Centre

d'Expertise

en

Europe

(ex :

Commercialisation, Gestion des Centres, etc.).

Article 4 Nominations, reconductions, durée des

Article 4 (Re) appointment, term and resignation

mandats et démissions

4.1

Conformément à l'article 10 des statuts de la

4.1

Pursuant to article 10 of the Company's

Société, les membres du Directoire sont nommés par

articles of association, MB members shall be appointed

le Conseil de surveillance, qui désigne également le

by the SB, which also appoints the Chairman of the

Président du Directoire. Tout membre du Directoire

MB. Any member of the MB may be dismissed at

peut être démis de ses fonctions à tout moment par

any time either by 2/3rd of the members composing

les deux tiers des membres du Conseil de

the SB or by the Shareholders' Meeting.

surveillance ou par l'Assemblée des actionnaires.

4.2

Tous les membres du Directoire sont

4.2

Any MB member shall be appointed for a

nommés pour une durée maximale de quatre ans. Leurs

maximum period of four years. They may be re-

mandats sont toujours renouvelables.

appointed for an indefinite number of terms.

4.3

Les propositions de nouvelles nominations

4.3

Proposals for new appointments must seek a

doivent rechercher une représentation équilibrée des

balanced representation of women and men by including

femmes et des hommes en incluant au moins une

at least one candidate of each gender among the

personne de chaque sexe parmi les candidats tout au

candidates during the whole appointment process, in

long du processus de nomination, conformément aux

accordance with applicable law and regulations.

lois et réglementations applicables.

Article 5 Rémunération

Article 5 Remuneration

5.1

Conformément à l'article 11 des statuts de la

5.1

Pursuant to article 11 of the articles of

Société, la rémunération des membres du Directoire est

association of the Company the remuneration of the MB

déterminée par le Conseil de surveillance, sur

members shall be determined by the SB, upon the

recommandation du Comité de la Gouvernance, des

recommendation by the Governance, Nomination &

Nominations et des Rémunérations et dans le cadre de

Remuneration Committee, within the scope of the

la politique de rémunération de la Société.

remuneration policy of the Company.

5.2

Les

principales

dispositions

des

5.2

The main elements of the remuneration of the

rémunérations des membres du Directoire sont

MB members shall be published in the universal

reprises dans le document d'enregistrement

registration document of the Company. These elements

universel de la Société. Ces dispositions incluent ainsi

shall in any event include the amount of fixed income,

le montant de la rémunération fixe, la composition et le

the structure and amount of the variable remuneration

5