Vallourec : lance sa plateforme de sélection des matériaux

Les équipes de Vallourec disposent d'une grande expertise en matière de matériaux, mais lorsque les clients ont une question, il peut s'avérer compliqué d'exploiter les diverses approches et idées. Jusqu'à maintenant. En utilisant JIRA, son logiciel de gestion de projet, Vallourec a pu lancer sa plateforme de sélection des matériaux. Cet outil offre un espace où centraliser les questions et les réponses sur les matériaux et où les équipes du Groupe peuvent collaborer et suivre le statut de leur demande d'information. En rationalisant le flux de travail, il permet de répondre aux questions des clients de manière plus rapide, plus efficace et plus complète. Quatre experts des départements R&D, Marketing et Développement (M&D) et Ventes Techniques (TCS) de Vallourec nous expliquent les avantages de cette nouvelle plateforme.

La sélection des matériaux est un processus complexe aux multiples facettes. Lorsque nos clients nous demandent quels matériaux conviennent le mieux à un projet particulier, ils commencent généralement par demander des informations à leur représentant TCS. Celui-ci, à son tour, consulte les départements R&D et M&D.

Lorsque Vallourec répond à la question d'un client, l'information donnée doit être complète et réfléchie. Avec autant de personnes impliquées dans le processus, les équipes de R&D reçoivent parfois des centaines d'e-mails de demande concernant le choix des matériaux. Cela génère, pour TCS et pour les clients, de longs délais d'attente pour obtenir des réponses.

Jira est un logiciel de gestion qui aide les équipes à identifier les problème ou blocages et à y apporter une solution via une plateforme centralisée de partage d'information. Lorsqu'un ticket est créé, il contient toutes les données pertinentes sur le client et le projet, il peut ensuite être facilement partagé entre les équipes et les régions. L'approche interdisciplinaire de Vallourec, désormais supportée par ce logiciel qui simplifie le traitement des questions, garantit que chaque option est envisagée et que tous les écueils potentiels sont traités.

Chez Vallourec, nous sommes fiers des excellentes relations que nous entretenons avec nos clients et souhaitons leur offrir les meilleurs services qui soient

« Notre approche initiale n'offrait pas à nos clients le niveau de réactivité et de rigueur que nous recherchons. Nous avons donc opté pour une méthode plus optimisée. »

Autre avantage de Jira : le logiciel a fait ses preuves ; les équipes de Vallourec l'ont déjà utilisé pour répondre efficacement aux questions sur nos nuances d'acier haute résistance.

« Nous avons décidé, à notre tour, d'essayer Jira pour traiter les questions relatives à la sélection des matériaux et nous avons été ravis par les réactions positives des clients », déclare Maria-Beatriz Ybarra, Manager Marketing & Développement.

Travailler avec ce portail nous permet de mieux comprendre leurs besoins et d'y répondre beaucoup plus rapidement.

Le nouveau système est clairement codifié pour plus d'efficacité et de clarté. Lorsqu'un TCS reçoit une question d'un client, il crée une demande d'information via la plateforme. Cette demande est ensuite envoyée au département M&D, qui l'examine et la transmet à la personne compétente du service d'assistance technique. S'il est possible de répondre immédiatement à la question, l'information est renvoyée au département M&D, puis au TCS concerné, et communiquée au client.

Si l'équipe d'assistance technique ne peut pas répondre, la demande est transmise à l'équipe de R&D. Elle traite ensuite la demande, en effectuant, si nécessaire, des tests, ou travaille en collaboration avec les usines et le département M&D de Vallourec. Le département R&D peut aussi faire appel à des consultants externes, si une expertise spécifique est nécessaire. Une fois que le département R&D a obtenu une réponse satisfaisante et entièrement validée, il la communique au département M&D. Celui-ci consolide l'information et la transmet à l'équipe de ventes techniques, qui peut ainsi répondre au client.

« Jira nous a permis de concevoir un flux de travail logique et facile à suivre », déclare Guillaume Neel, Responsable du Groupe Métallurgie et Corrosion - OCTG au VRCF.

L'atout de cette plateforme réside dans la collaboration qu'elle permet. Le système que nous avons créé, à l'aide de Jira, permet de répondre aux demandes des clients plus facilement et plus rapidement.

Pour les clients, la rapidité constitue un avantage essentiel et évident du système. L'ensemble du processus, depuis la réception de la demande d'information jusqu'à son traitement, peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois lorsque la réponse nécessite des tests

« Ainsi, un flux de travail standardisé, permettant de retracer les informations très facilement, est bénéfique pour tout le monde, car le travail peut progresser rapidement et beaucoup plus efficacement. »

« En plus d'accélérer le processus, ce système améliore la qualité de la réponse que nous fournissons au client », ajoute Luciana Lima, Chef de projet R&D.

Autre avantage de Jira : l'outil conserve les demandes antérieures, qui peuvent ensuite être filtrées et examinées par type d'application, par site ou même par client. En créant une base de données de connaissances, Vallourec s'assure que son expertise peut être partagée et facilement mise à jour. Cela permet également au Groupe d'établir les profils de ses clients, de mieux appréhender leurs besoins spécifiques et d'anticiper ainsi les questions qu'ils pourraient nous poser dans l'avenir.

Cette nouvelle solution s'appuie sur les succès précédents rencontrés par Vallourec avec le logiciel Jira. Les demandes de renseignements concernant l'initiative Energy Transition Opportunities (ETO), par exemple, sont traitées via la plateforme Jira qui exploite l'expertise de l'ensemble de l'équipe ETO. À l'avenir, Vallourec pourra transposer cette méthodologie à d'autres applications. L'objectif est de continuer à tirer le meilleur parti de tous les outils la disposition du Groupe pour aider les équipes internes à offrir aux clients un soutien complet et rapide pour tous leurs projets et challenges.

Nous pouvons nous appuyer sur l'expertise et l'expérience de plusieurs équipes de Vallourec pour donner au client une réponse optimale qui a été analysée sous tous les angles.

• 71cas de sélection matériaux traités
• 32cas déjà complètement résolus (les autres sont en cours d'étude)
• Un temps de traitement des demandes optimisés