Discussion d’experts : stratégies pour bien diriger, création de connexions, stimulation de la créativité et bien plus à l’ère du travail hybride

Le monde du travail change un peu plus tous les jours. Les travailleurs mais aussi les hauts responsables doivent rester réactifs, s'adapter et monter en compétences dans leurs façons de communiquer et de collaborer dans un monde en pleine évolution.

Pour répondre aux besoins de cette nouvelle réalité, les réunions doivent mélanger participants présentiels et à distance, les responsables doivent faire preuve d'inventivité pour renforcer la cohésion de leurs équipes et le brainstorming doit montrer ses qualités dans chacun de ces milieux.

Nous avons réuni chez Zoom quelques experts pour évoquer ce changement de paradigme et ce nouveau monde du travail. Tous ces experts ont participé à notre série de webinaires « Anticiper l'avenir » et ont offert des conseils et des pistes de réflexion uniques à toutes les personnes souhaitant favoriser le travail nomade pour les employés.

Une bonne partie de nos communications sont en réalité non verbales et les interactions en face-à-face sont souvent plus révélatrices de nos pensées ou de nos sentiments que ce que nous disons réellement. C'est pour cela que certains participants à une réunion vidéo peuvent avoir du mal à analyser les informations, en particulier si la vidéo est désactivée.

Selon Tessa West, professeur adjointe de psychologie à l'université de New York, il existe plusieurs façons d'utiliser les réunions vidéos de sorte à ce que tout le monde puisse en retirer les informations contextuelles qui accompagnent nos interactions physiques. De cette manière, l'écart entre les travailleurs sur site et à distance est réduit.

Voici cinq conseils de Tessa West pour créer un environnement optimal pour une main-d'œuvre hybride dans vos réunions vidéo :

1. Utilisez le moins d'écrans possible : si plusieurs personnes sont dans une même salle, demandez-leur d'utiliser la même caméra afin de ne pas multiplier les sources d'information. Vous pourrez aussi de la sorte vous concentrer sur les échanges non verbaux entre les personnes présentes dans la salle. Vous pouvez également utiliser certaines fonctionnalités visant à créer des flux vidéos spécifiques pour chaque participant présent dans la salle. Cela permet aux participants à distance de mieux observer leurs interlocuteurs.
2. Créez des règles de prise de parole et évitez d'utiliser l'affichage intervenant : en établissant des règles, vous favorisez l'inclusion et réduisez l'impact négatif des personnalités que Tessa West appelle des « bulldozers » et qui dominent les conversations. En réduisant les ambiguités, les gens se sentent plus en confiance pour prendre la parole et poser des questions. Évitez de vous appuyer sur des règles tacites et établissez plutôt des règles bien définies et claires pour tous les participants. Vous pouvez également réduire l'impact de ces « bulldozers » en utilisant une vue Galerie qui attribue une part d'écran égale à tous les participants à une réunion.
3. Utilisez le chat de manière réfléchie : il est vrai que le chat peut jouer un rôle important, par exemple en permettant d'organiser l'ordre du jour ou un ordre d'intervention des participants. Cependant, il peut aussi créer plusieurs réalités pour les participants. Certaines personnes peuvent se concentrer sur le chat et pas sur l'intervenant ou vice-versa : il convient donc de l'utiliser d'une manière qui crée une expérience homogène pour tout le monde.
4. Offrez aux nouveaux arrivants des possibilités d'être physiquement présents : en tant que responsable, vous n'avez pas à dire à telle ou telle personne quand être physiquement présent ou de quelle manière. Cependant, vous devez identifier et favoriser les opportunités qui se présentent naturellement de sorte que les nouveaux arrivants puissent interagir physiquement avec leurs équipes. De cette manière, le travail qui est difficile à voir, par exemple le tutorat ou les conseils, deviennent plus évidents pour les autres.
5. Réservez du temps pour le réseautage : chaque employé, qu'il soit physiquement présent ou travaille à distance, a besoin de se créer un réseau. Les interactions physiques sont évidemment formidables pour le réseautage, mais les technologies de collaboration vous offrent aussi la possibilité de créer des événements stratégiques ou des rencontres virtuelles pour les employés qui cherchent à sortir de leur petite bulle.

Pour plus de pistes de réflexions sur les façons d'utiliser de façon stratégique les réunions vidéos pour créer une main-d'œuvre plus connectée, vous pouvez visionner notre webinaire « Anticiper l'avenir » avec Tessa West ici ou vous procurer son nouveau livre, « Jerks at Work » (« Les abrutis au travail »), disponible à partir du 25 janvier 2021.

Pour de nombreux travailleurs, la collaboration à distance est devenue une seconde nature. Cependant, celle-ci peut aussi couper les employés des autres équipes ou des autres services. Les connexions élargies sont plus difficiles à entretenir dans ce nouvel environnement : les dirigeants doivent alors trouver de nouvelles façons de nous rassembler et de créer un climat de confiance.

Selon jay Van Bavel, professeur de psychologie et de neuroscience à l'université de New York, les responsables de cette main-d'œuvre flexible doivent obéir à un nouveau commandement : créer la notion du « nous ». Si nous voulons que ce mode de travail flexible perdure, nous devons aider les travailleurs à dépasser l'individualité découlant du télétravail et les connecter à une identité de groupe. C'est cela qui développera la collaboration et l'innovation.

Évidemment, il n'y a pas de feuille de route qui permette d'établir une idée d'identité en tant que groupe ou de définir ce qui nous tient à cœur. Mais le jeu en vaut la chandelle : les dirigeants qui s'y plient sont plus efficaces et leurs partisans sont plus actifs et plus impliqués.

Jay Van Bavel a quelques conseils pour vous aider à favoriser l'émergence de cette identité commune :

• définissez des objectifs communs auxquels tout le monde travaille,
• mettez en place des récompenses collectives dont tous les membres de l'équipe bénéficient en cas de réussite,
• échangez des anecdotes permettant de réaffirmer la notion de partager un objectif commun,
• créez des symboles permettant à chacun d'avoir l'impression de faire partie d'un grand tout,
• mettez en place des pratiques sociales permettant de développer les comportements inclusifs,
• comportez-vous comme « l'un d'entre nous » pour que les gens aient envie de se ranger derrière vous.

Pour plus de pistes de réflexion sur la façon dont vous pourriez mettre en pratique une gouvernance à travers une notion d'identité partagée et ainsi inciter les équipes à plus de cohésion, visionnez le webinaire « Anticiper l'avenir » de Jay Van Bavel ici ou procurez-vous son nouveau livre « The Power of Us: Harnessing Our Shared Identities to Improve Performance, Increase Cooperation, and Promote Social Harmony » (« Le pouvoir du nous : utiliser nos identités communes pour améliorer les performances, augmenter la coopération et promouvoir l'harmonie sociale »).

Comment définir ce qu'est une idée ?

Selon Jeremy Utley, directeur de l'éducation des cadres à la d.school de l'université de Stanford, une idée est une connexion. Nos cerveaux ne créent pas de nouveaux concepts de toutes pièces : une idée surgit lorsque des bouts de connaissances existants se combient de façon inattendue, c'est-à-dire lorsque l'on crée de nouvelles connexions.

Jeremy Utley fournit quelques conseils essentiels pour stimuler la créativité et adopter un mode de pensée tourné vers l'innovation :

• Dans l'innovation, tout est question de volume : si vous cherchez de meilleures idées, il vous faut plus d'idées.
• Pour obtenir plus d'idées, cherchez de nouvelles sources : identifiez les collaborateurs, les clients ou les sources d'inspiration ou de suggestions inattendues qui stimulent l'imagination.
• Dans l'innovation, l'écart-type est important : pour augmenter les chances d'obtenir des idées géniales, il faut aussi passer par des idées absurdes.
• Pour de bonnes idées, il faut de bonnes connexions : tournez-vous vers l'extérieur, au-delà de notre équipe interne, de la société ou même du secteur d'activité.

Ce dernier point est particulièrement capital pour bien favoriser l'innovation dans ce nouveau monde du travail. Il faut communiquer avec les collaborateurs, les clients et les collègues pour apprendre de nouvelles choses, brasser les idées et créer des connexions. Pour attirer des idées à nous, il faut d'abord attirer des connexions.

Pour plus de pistes de réflexion sur les façons de générer de nouvelles idées grâce aux connexions, visionnez le webinaire « Anticiper l'avenir » de Jeremy Utley ici.

En adoptant de nouveaux modes de pensée et en déployant des technologies de collaboration pour aider vos équipes, le travail nomade des employés peut devenir une réalité pérenne. Que vous cherchiez à mieux connecter des équipes ou que vous soyez simplement en quête de créativité, notre série « Anticiper l'avenir » a pour objectif de vous donner des conseils simples et réalisables pour réussir à naviguer cette nouvelle phase du monde du travail.

Découvrez encore plus de webinaires à la demande ici ou visitez notre page « Anticiper l'avenir » pour consulter les événements à venir.