Zoom Rooms : Le guide complet

Les quarantaines à répétition ont poussé des dizaines de millions de personnes dans le monde à travailler à domicile, accélérant une expérience de travail hybride qui avait du mal à gagner du terrain avant que la pandémie ne frappe.

Il est maintenant de plus en plus fréquent de collaborer avec des collègues ou des partenaires en présentiel et à distance. Et quel meilleur outil pour y arriver que les Zoom Rooms ?

Dans cet article, nous vous expliquerons ce qu'est une Zoom Room, ses avantages, le matériel mis en jeu. Dernier point important, nous préciserons la notion de Connecteur Zoom Room.

Une Zoom Room est un logiciel, qui doit être accompagné d'une configuration matérielle pour transformer votre espace de réunion en une salle de conférence virtuelle avec un son et une vidéo de haute qualité. Avec une Zoom Room, vous pouvez inviter des participants distants à rejoindre votre salle de réunion physique.

Les abonnements Zoom Meetings sont idéaux pour les utilisateurs individuels, tandis que Zoom Rooms sera une meilleure option pour les salles de conférence où plusieurs personnes assistent à une réunion depuis la même pièce.

Une salle Zoom nécessite une mise à niveau supplémentaire d'un compte Zoom Pro, Affaires ou Entreprise standard. Il faut prévoir un supplément en plus de votre coût d'abonnement mensuel à Meetings.

Un abonnement complémentaire est nécessaire par salle que vous prévoyez d'utiliser en tant que salle Zoom Room. Vous invitez les participants via l'adresse de votre salle Zoom Room.

Lorsque vous ajoutez une salle Zoom Room à votre compte, vous débloquez la possibilité de personnaliser les paramètres de votre Zoom Room et de coupler le matériel audiovisuel (caméra, micro, etc.) à celle-ci à partir de votre profil.

• Vous choisissez le matériel qui correspond à vos besoins
  Avec Zoom Rooms, les entreprises peuvent choisir du matériel personnalisé en fonction de leurs besoins. Par exemple, vous pouvez sélectionner un appareil à écran passif pour une petite salle de réunion et un grand écran tactile avec tableau blanc interactif pour une salle de conférence. Cela vous permet de créer une solution sur mesure pour mieux collaborer à distance.

• La solution s'intègre à votre installation audiovisuelle
  Tout le matériel audio et vidéo requis est intégré, ce qui facilite le démarrage de réunions, la collaboration et le changement de salle selon les besoins. Plus besoin de brancher votre ordinateur portable ou d'essayer d'apprendre un nouveau système à chaque nouvelle réunion. L'utilisateur reste ainsi dans un environnement familier

• Obtenez plus de contrôle
  Les salles Zoom deviennent plus intelligentes avec des fonctionnalités telles l'intégration avec des tableaux tactiles et des paramètres supplémentaires. Ces derniers permettent notamment de verrouiller les réunions, de contrôler l'éclairage, d'afficher les participants non vidéo et de renommer les caméras. Il est également possible de mettre à disposition une tablette devant ou dans la Zoom Room afin d'afficher sa disponibilité ainsi que les réunions à venir (liées au calendrier de la Zoom Room).

Seuls quelques composants sont nécessaires pour une Zoom Room basique. En plus d'un dispositif d'affichage à grand écran, vous pouvez démarrer avec un ordinateur, une caméra de salle de conférence, un haut-parleur, un micro et un contrôleur tactile. Vous voudrez peut-être ajouter un haut-parleur avec un microphone intégré.

• Grand écran
  La plupart des salles de conférence possèdent un grand moniteur d'affichage.Assurez-vous de disposer d'un dispositif d'affichage avec la résolution et la qualité vidéo que vous attendez dans un environnement professionnel. Un moniteur type LCD/LED est recommandé. Les options et fonctionnalités supplémentaires sont une question de préférence.

• Ordinateur
  Vous pouvez facilement utiliser un poste de travail disponible ou un ordinateur portable bon marché pour gérer cette tâche. Vous n'aurez besoin d'un clavier pour cette machine que lors de la configuration. Ce PC/Mac sera ensuite dédié à Zoom Room.

• iPad ou Tablette
  L'exigence ici est un appareil à écran tactile. Il servira de télécommande pour votre Zoom Room. Vous devrez configurer une connexion sans fil entre votre appareil et l'ordinateur afin d'accéder au logiciel Zoom.

• Micro, caméra et haut-parleur
  Ceux-ci sont tous connectés au système de la salle en tant que périphériques d'entrée et de sortie. Un microphone séparé ne sera pas nécessaire si vous en avez un intégré à votre caméra ou haut-parleur. Vous pouvez également acheter un appareil qui gère ces trois fonctions, ou intégrer plusieurs micros, du multi caméras, des haut-parleurs, et plus encore. En fait, il est possible d'interfacer une Zoom Room avec de nombreux types d'équipements de salle.

• Abonnement Zoom Rooms
  Avec votre environnement physique en place, il ne vous reste plus qu'à souscrire à un plan d'abonnement Zoom Room (un abonnement Zoom Room sera nécessaire par Zoom Room).

Zoom n'a pas ses propres points de terminaison, systèmes de visioconférence ou matériel pour votre Zoom Room. Vous pouvez acheter du matériel tiers pour Zoom Rooms, mais Zoom Rooms lui-même est une solution entièrement logicielle.

L'installation d'une Zoom Room peut cependant être facilitée grâce à l'aide d'intégrateurs spécialisés. Notre partenaire Motilde propose par exemple un écosystème complet du matériel de visioconférence Zoom : abonnements Zoom Rooms, accès internet dédié visioconférence, et plus encore.

De nombreuses organisations disposent déjà d'une technologie de visioconférence professionnelle H323/SIP et il est utile de pouvoir dialoguer avec elles à partir de votre Zoom Room. Le Connecteur Zoom Room permet de raccorder au cloud des systèmes de salle de conférence H323/SIP existants.

Le Connecteur Zoom Room est utile dans le cas où :

• Vous souhaitez utiliser les services Zoom et souhaitez un équipement audio et vidéo de haute qualité ainsi que la fiabilité d'un système de visioconférence spécialement conçu comme Polycom.
• Vous avez déjà des points de terminaison H323/SIP existants et souhaitez organiser une réunion Zoom avec des utilisateurs qui peuvent être sur n'importe quel appareil.
• Vous devez effectuer des appels Zoom et des appels H.323/SIP de manière interchangeable. Pour une réunion, vous souhaiterez peut-être vous connecter avec des utilisateurs Zoom, mais pour une autre, vous devrez vous connecter avec des points de terminaison H.323/SIP. Comme pour les abonnements Zoom Rooms, un Connecteur Zoom Room correspond à un point de terminaison H.323/SIP.