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Digitalisation vs dématérialisation : quelles différences ?

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13/10/2017 | 16:02

Du 26 au 28 septembre 2017, se tenait un événement important pour les entreprises en pleine mutation digitale où étaient présentées les solutions les plus innovantes du marché : les Salons Solutions. De nombreux thèmes ont été abordés : transformation digitale, automatisation des processus, dématérialisation, Big Data, Intelligence Artificielle… Tels sont les nouveaux leviers d'innovation aujourd'hui à disposition des entreprises.

Les équipes d'ITESOFT | W4 sont intervenus sur pas moins de 5 conférences, tables-rondes ou ateliers aux côtés d'experts comme Hélène Mouiche, analyste senior du cabinet Markess ou de partenaires comme Novarchive, expert en conseil d'archivage physique et électronique. Tout au long de ces interventions deux concepts se sont affrontés : la digitalisation et la dématérialisation. Mais que se cache-t-il derrière ces notions qui sont au cœur du phénomène de transformation digitale des entreprises ?

La digitalisation ou comment transformer l'ensemble de l'entreprise par la data

Aujourd'hui, le digital est une composante essentielle de la stratégie d'une entreprise quel que soit sa taille ou son secteur d'activité. La digitalisation s'appuie essentiellement sur les data, véritable carburant de nos sociétés modernes. Posséder l'information est important, être en mesure de l'exploiter pour prendre de meilleures décisions plus vite est l'objectif ultime. L'exploitation de la donnée délivre ainsi alors une plus grande agilité à l'organisation en interne mais aussi auprès de ses clients, fournisseurs, partenaires.

La digitalisation à l'échelle d'une entreprise est aujourd'hui rendue possible par l'intégration de solutions et d'outils digitaux lui permettant de redéfinir, modéliser, automatiser ses processus tout en intégrant une collecte et exploitation des data enfin optimisées.

Pour réussir ce type de démarche, certains prérequis existent. C'est ce qu'a notamment souligné le cabinet MARKESS lors des Salons Solutions en identifiant 6 actions clés à mettre en œuvre dans les stratégies de transformation digitale et plus particulièrement dans les projets de digitalisation des processus documentaires :

  • Répondre à des besoins métiers ;
  • Digitaliser la chaîne de gestion documentaire de bout en bout ;
  • Impliquer l'utilisateur final ;
  • Sécuriser les processus ;
  • S'affranchir des contraintes techniques ;
  • Accompagner le changement.

A travers ces actions identifiées par le panel d'entreprises interrogées par Markess, nous pouvons constater que la digitalisation va au-delà de la seule gestion du document et impacte l'organisation de l'ensemble de l'entreprise.

Lors de la présentation de cette étude, François Bonnet, Chef de produit BPM chez ITESOFT | W4, a notamment illustré la 2e action au travers du cas concret de la Cnav et de son application de gestion digitalisée de ses procédures de marchés publics. Un projet pour lequel la Cnav a souhaité dématérialiser l'ensemble de la procédure des marchés publics pour améliorer la traçabilité, réduire les délais de traitement et garantir la visibilité de l'état d'avancement des procédures. Retrouvez ici l'ensemble de l'étude de cas.

Edouard Noury, Directeur des opérations France chez ITESOFT | W4, a par ailleurs insisté, lors de son intervention à une table-ronde sur les Salons Solutions, sur l'importance du sponsoring de la direction générale dans tout projet de digitalisation pour porter le changement et l'insuffler à l'ensemble des métiers. Il note également l'importance de se doter d'un outil pour faciliter la communication entre les métiers et ainsi améliorer les processus digitalisés, tel qu'une Digital Business Platform.

Pas de digitalisation sans dématérialisation au préalable

La dématérialisation, quant à elle, concerne principalement le document papier. Cette étape consiste à numériser les documents papier pour en extraire les données qui seront ensuite utilisées au sein des processus métier (processus clients, fournisseurs ou RH par exemple). Grâce à la dématérialisation dès l'arrivée d'un document dans l'entreprise, les entreprises ont grandement amélioré la traçabilité de leurs documents et grâce aux récentes évolutions réglementaires (copie fiable…) elles peuvent aussi s'affranchir peu à peu de l'archivage papier qui représente un coût non négligeable. La dématérialisation permet enfin d'exploiter 100% du flux d'information d'une entreprise et non pas seulement une partie à savoir les seuls flux nativement numériques.

La brique de dématérialisation s'insère donc tout naturellement dans le projet global de digitalisation d'une entreprise. C'est une étape préalable permettant la réappropriation des données et leur utilisation dans les différents processus métier.

La dématérialisation des documents est fortement liée à des aspects réglementaires. Eric Brétéché, Chef de produit chez ITESOFT | W4, est intervenu lors d'un atelier Salons Solutions aux côtés de Clément Lefébure, Responsable du Développement Numérique chez Novarchive. Ensemble, ils sont revenus sur les aspects réglementaires fondamentaux dans tous projets de « copie fiable » et d'archivage probant.

Dans la chaîne de dématérialisation des documents papier, il faut s'assurer de générer des copies fiables par exemple pour être mesure de répondre à la Piste d'Audit Fiable dans le cadre de la relation fournisseurs et la gestion des factures. Décembre 2016, d'après un décret sur la copie fiable, est présumée fiable toute copie numérique d'un procédé de reproduction clairement identifié. La copie électronique est conservée dans des conditions spécifiques pour éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. Un arrêté sur la numérisation des factures papier paraît en mars 2017 et complète le décret pré-cité. Les modalités de numérisation des factures papier concerne la reproduction à l'identique des couleurs pour garantir une copie conforme en couleur et en contenu. L'archivage effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté est défini selon une organisation documentée. La reproduction du document papier doit être faite sous format PDF ou PDF/A avec horodatage, cachet serveur, empreinte numérique et signature électronique type RGS1*. Enfin, l'entreprise doit mettre en place des contrôles internes.

Des normes sont également mises en place. Tout d'abord, la norme NF Z42-013 sur l'archivage électronique, norme internationale publiée sous le titre ISO 14641-1, donne aux entreprises des spécifications liées à l'enregistrement, l'archivage, la consultation et la communication des documents numérique. Elle assure que le document archivé garde la même valeur que le document d'origine pendant toute la durée de conservation et que cette dernière répond aux principes d'intégrité, de sécurité, de traçabilité, d'exhaustivité et de pérennité. La norme NF Z42-026, elle, s'intéresse à la copie fidèle et fournit des spécifications sur les prestations de numérisation de la copie fidèle de documents papier. La numérisation fidèle répond aux principes suivants : identification des acteurs, définition des supports et des informations liés à la copie, spécification des éléments de contrôle et de traçabilité et définition des exigences de qualité des procédés de numérisation.

La dématérialisation est donc une brique essentielle et même critique dans toute digitalisation de processus au regard des aspects réglementaires.

Vous l'aurez compris, digitalisation et dématérialisation font partie du même projet. Ce projet de transformation est une véritable opportunité pour les entreprises si tant est qu'elles en apprivoisent toutes ses dimensions.

Envie d'en savoir plus sur la transformation digitale de l'entreprise ?

TÉLÉCHARGER LE GUIDE

Article écrit par Laurent Olier,
Directeur de Projet Marketing

Laurent rejoint ITESOFT | W4 en 2000. Directeur de Projet Marketing et diplômé de l'IAE d'Aix en Provence, il dispose d'une expérience de plus de 15 ans dans la production d'évènements, d'études et de contenus autour de la dématérialisation et de l'automatisation des processus.

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La Sté Itesoft SA a publié ce contenu, le 13 octobre 2017, et est seule responsable des informations qui y sont renfermées.
Les contenus ont été diffusés par Public non remaniés et non révisés, le13 octobre 2017 14:01:08 UTC.

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