Montea : Code d'éthique

Annexe 1 - code d'éthique

1. Introduction

Ce code d'éthique énonce les principales dispositions adoptées par Comm.VA (Montea) conformément à la recommandation 2.18 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020. Le conseil d'administration de Montea Management SA, gérant statutaire de Montea, a adopté ce code d'éthique lors de sa réunion du 22 juin 2021 et il l'évaluera chaque année.

Le code d'éthique de Montea définit les attentes de l'entreprise au niveau de sa direction et de ses employés sur le plan d'une conduite responsable et déontologique, mais cette définition n'est pas exhaustive. Chacun chez Montea doit toujours s'efforcer de faire preuve de bon sens, d'y porter soin et attention dans ses activités quotidiennes en utilisant ce code comme principe directeur de sa conduite. Le code d'éthique ne crée aucun droit dans le chef des clients, des fournisseurs, des concurrents, des actionnaires, des personnes ou des entités.

2. Champ d'application

Ce code s'applique aux administrateurs, aux managers et à tous les employés, quel que soit le type de contrat ou le lieu de travail.

Aucune violation de ce code d'éthique ne sera tolérée et pourra être considérée comme infraction contractuelle (pour les employés) aboutissant à une mesure disciplinaire interne, y compris un licenciement. En vertu de la législation applicable, elle peut aussi entraîner une procédure judiciaire au pénal. Chaque cas fera l'objet d'une évaluation objective tenant pleinement compte des circonstances.

3. Valeurs

3.1 Égalité des chances et diversité

Montea aspire à une culture d'entreprise privilégiant l'égalité, la diversité et la non-discrimination basée sur le genre, l'orientation, la race, le background culturel et social, le handicap, la conviction, l'âge, la nationalité, l'éducation ou l'opinion politique.

La diversité couvre toutes les facettes qui nous différencient les uns des autres. En d'autres termes, la diversité n'est pas seulement une question de genre, mais couvre d'autres critères également comme la compétence, l'expérience et la connaissance. La diversification des administrateurs, des managers et des employés de Montea contribue à un processus décisionnel équilibré où la prise de décisions et la résolution des problèmes éventuels se fondent sur l'analyse préalable des différentes facettes.

Le Conseil d'administration et les employés accordent eux aussi une grande importance à la diversité. Cette même diversité favorise un processus décisionnel équilibré et a déjà amplement contribué à la croissance de Montea.

• Vous reconnaissez que les gens sont uniques et précieux et vous les respectez pour leurs compétences individuelles.
  3.2 Droits humains

Montea respecte les droits humains et s'engage à les promouvoir, conformément à la Déclaration Universelle des Droits de l'Homme et aux Directives des Nations unies sur les droits humains et les relations de travail. Nous évitons toute collusion avec des actes illégaux, contraires aux codes de conduite internationaux. Nous encourageons la diversité et faisons preuve de justice et de courtoisie dans nos interactions avec tous les gens, aussi bien à l'intérieur de Montea qu'à l'extérieur.

• Vous ne violez ni ne contournez les droits humains d'aucune manière et ne tolérez aucune violation ni aucun contournement de ces droits.

3.3 Travail des enfants

Montea applique une tolérance zéro quant au travail des enfants et respecte scrupuleusement les droits des enfants tels qu'édictés par les Nations unies. Montea n'emploie pas d'enfants de moins de 18 ans, si ce n'est dans le cadre d'un job étudiant ou d'un stage. Montea recommande à ses fournisseurs et clients d'instaurer, dans le cadre de leurs processus de recrutement, des mécanismes pertinents de vérification de l'âge qui ne soient aucunement irrespectueux ou dégradants pour les employés. Un tel mécanisme de vérification est déjà en place chez Montea. Ce principe vise à protéger les enfants de toute forme d'exploitation.

S'il s'avère que des enfants sont employés directement ou indirectement par un fournisseur ou client de Montea, le fournisseur ou client concerné est instamment invité à rechercher une solution satisfaisante qui mette fin au travail des enfants et les aide à fréquenter l'école jusqu'à la fin de l'enfance. Et ce dans l'intérêt supérieur de l'enfant.

Dans le cas d'un job étudiant ou d'un stage, Montea veillera (a) à ce que le type de travail ne risque pas de nuire à leur santé ou à leur développement, et (b) à ce que les horaires de travail n'hypothèquent pas la fréquentation scolaire, la participation à l'orientation professionnelle approuvée par l'autorité compétente ou la capacité à bénéficier de programmes de formation ou d'éducation. Montea met en place les mécanismes requis afin de prévenir, identifier et atténuer tout préjudice éventuel à l'égard de ces jeunes, tout en mettant l'accent sur la possibilité pour ces jeunes d'accéder à des mécanismes de plainte et programmes de formation. Montea invite ses fournisseurs et clients à adopter ces mêmes valeurs.

• Vous appliquez une tolérance zéro quant au travail des enfants et vous respectez la santé, la sécurité, l'esprit et le développement de chaque employé, et en particulier des jeunes employés.

3.4 Travail forcé ou obligatoire

Montea ne tolère pas le travail forcé, y compris le travail en servitude, ou travail obligatoire, c'est-à-dire le travail ou les services prestés sous la menace de sanctions ou sur base non volontaire, ni aucune forme de caution, dépôt de documents d'identité, de traite des êtres humains ou de travail non volontaire qui viole les droits humains fondamentaux.

Les employés doivent être libres de quitter leur employeur moyennant un préavis raisonnable.

• Vous n'autorisez en aucun cas le travail forcé ou obligatoire.

3.5 Liberté d'association

Montea reconnaît et respecte le droit des employés à la liberté d'association, à la constitution de syndicats, à l'adhésion à des syndicats, et à la négociation collective, dans le respect des règles démocratiques. Les représentants des travailleurs ne font l'objet d'aucune discrimination et ont accès au lieu de travail pour exercer leurs fonctions.

Lorsque le droit à la liberté d'association et/ou aux négociations collectives est limité par la loi, Montea met tout en œuvre pour faciliter le développement de formes alternatives de négociation et représentation libres et indépendantes des employés.

• Chacun est libre de s'associer et/ou d'adhérer à l'association de son choix.

3.6 Environnement

Avant d'acheter un bâtiment, Montea examine minutieusement toute anomalie et tout risque environnemental. Pour éviter le risque de pollution, Montea fait également effectuer une enquête de qualité concernant le sol, le sous-sol et les eaux souterraines lorsque le bâtiment abrite ou abritait des activités à haut risque. En cas de pollution avérée, Montea met tout en œuvre pour gérer avec toute l'attention voulue les risques éventuels y afférents. Qui plus est, Montea vérifie régulièrement ses installations susceptibles de poser un risque au niveau du sol.

• Dans toute la mesure du possible, vous limitez les émissions nuisibles pour l'environnement pouvant impacter l'air, l'eau et le sol.

3.7 Respect de la vie privée

Montea accorde énormément d'importance au respect du droit à la vie privée, garanti par la Constitution.

Dans le cadre de la coopération avec toute personne ou partie visée par ce code, Montea est amenée à traiter les données personnelles de ses employés (identité, situation familiale, état civil, date de naissance, lieu de résidence, numéro de registre national, numéro d'identification interne, données d'évaluation, etc.), des travailleurs indépendants (nom, adresse, etc.), et des employés potentiels (nom, adresse, éducation, etc.) ou des clients (potentiels). Ce traitement vise les objectifs définis par la coopération avec les personnes respectives.

Montea traite l'information collectée dans le cadre de la coopération (gestion des ressources humaines, traitement des salaires conformément aux obligations légales, essentiellement sur le plan fiscal et de la sécurité sociale) ou la coopération potentielle.

Le responsable (du traitement) des données personnelles est Montea.

Sur ordre de Montea, les données personnelles peuvent également être traitées par des sous-traitants (ex. prestataire de services de traitement des salaires ou fournisseurs de solutions de stockage de données). Elles peuvent également être transférées à des tiers à des fins de gestion des paiements (banques), certains types d'assurance (compagnies d'assurance), institutions publiques (administration fiscale, organismes de sécurité sociale) ou à d'autres tierces parties.

Dans le cadre de la collaboration intragroupe, Montea peut également transférer des données personnelles à d'autres sociétés du groupe, par exemple pour la gestion de la mobilité interne ou pour mettre en œuvre une politique harmonisée et coordonnée des ressources humaines à l'échelle du groupe.

Chacun a le droit d'accéder à ses données personnelles et de les corriger à tout moment et peut contacter le manager des ressources humaines à cet effet.

• Vous respectez la vie privée de chacun, tout comme Montea respecte la vôtre et prend les mesures nécessaires à cette fin.

3.8 Développement social

Montea encourage depuis toujours ses collaborateurs à s'impliquer activement dans des initiatives socialement pertinentes parallèlement à leur travail. Aux yeux de Montea, la participation à de telles initiatives épanouit l'esprit de ses employés et favorise le bien-être mental. Ces initiatives bénéficient fréquemment du soutien de l'entreprise.

A l'avenir, Montea continuera à soutenir par tous les moyens les organisations et/ou initiatives en faveur du

développement ou de la sensibilisation sociale auxquelles elle croit.

Au-delà de son soutien au développement social en général, Montea croit fermement que ses employés et

leurs familles sont les piliers de l'entreprise. C'est la raison pour laquelle Montea organise régulièrement des événements destinés aux familles. D'autre part, Montea s'attache en permanence à stimuler la solidarité entre collègues. C'est dans cette optique que des team buildings sont organisés à intervalles réguliers. De fait, une

saine culture d'entreprise où les employés se sentent soutenus et peuvent s'épanouir tant physiquement que mentalement est positive aussi pour l'entreprise.

Afin de partager sa vaste expérience avec un maximum de partenaires, Montea organise régulièrement des séminaires et journées d'inspiration intéressants, en collaboration ou non avec des partenaires. Montea est également régulièrement invitée à intervenir lors de séminaires organisés spécifiquement pour le secteur de l'immobilier.

Différents collaborateurs de Montea dispensent également leurs connaissances et expériences dans le cadre de programmes universitaires, formations professionnelles et séminaires sectoriels. Montea invite elle aussi régulièrement des conférenciers comme source d'inspiration pour ses employés.

• Vous soutenez le développement social de votre environnement, de vos employés, de vos collègues et de leurs familles.

3.9 Santé et sécurité de l'entreprise

Les bâtiments de Montea constituent des investissements à long terme. Les éléments suivants sont notamment toujours pris en compte dans le cadre de nouveaux projets :

• circularité et cycle de vie
• consommation d'énergie
• émissions de gaz à effet de serre
• bien-êtredes clients
• bannissement des matériaux et substances nocifs
• conception flexible

Le but est d'optimiser la durée de vie des bâtiments. C'est dans cette optique que Montea procède à la réévaluation continue de ses choix de matériaux tout en recherchant des matériaux innovants, circulaires et pérennes qui peuvent être facilement réparés, démontés, réutilisés ou recyclés sans impact majeur sur l'environnement.

Toutes les directives sont rassemblées dans un guide de la construction. Elles couvrent également les modalités de collaboration avec les fournisseurs. Il est par ailleurs systématiquement demandé aux fournisseurs de traiter tous les déchets sur le chantier et, si possible, de transporter les matériaux de construction par voie fluviale.

• Lors de l'élaboration des projets, vous tenez activement compte de la circularité et du cycle de vie, de la consommation d'énergie, des émissions de gaz à effet de serre, du bien-être des clients, du bannissement des matériaux et substances nocifs et d'une conception flexible.
  3.10 Santé et sécurité des locataires/clients

Montea a instauré un 'Tenant engagement program' qui vise à aider ses clients à émettre moins de gaz à effet

de serre et à réduire leurs coûts énergétiques.

Parallèlement, Montea applique un programme d'équipement standard pour les nouveaux projets de construction qui fait l'objet d'évaluations régulières et qui privilégie la santé et la sécurité des locataires.

• La santé et la sécurité du locataire/client et de ses employés font l'objet d'un suivi permanent dans le cadre du programme Tenant engagement.

3.11 Satisfaction des locataires/clients

Montea s'engage à consulter régulièrement les parties prenantes et à les impliquer dans les processus décisionnels. Elle vise à instaurer un partenariat à long terme avec ses locataires et se tient dès lors constamment à leur disposition via plateforme, mail, téléphone, réunions, etc. Afin de créer une relation aussi étroite que possible avec ses locataires, chaque site dispose de son propre facility manager Montea qui fait office d'interlocuteur direct du locataire concerné. Par ailleurs, Montea met à la disposition de tous ses clients une plateforme en ligne baptisée "My Montea".

• La satisfaction du locataire/client est régulièrement revue et vérifiée afin d'instaurer un partenariat à long terme.

3.12 Engagement des employés

Montea est à l'écoute des vues et opinions de ses employés et s'engage donc à les consulter régulièrement et à les impliquer dans les processus décisionnels. A cet effet, elle procède comme suit :

• • Check-inshebdomadaires du management
  • Lunch mensuel et/ou sessions d'échange par team
  • Mise à jour trimestrielle de la stratégie et des projets
  • Entretiens d'évaluation annuels
  • Enquête annuelle de satisfaction
  • Organisation d'un teambuilding au moins par an
  • Organisation de formations continues
• Vous écoutez et appréciez les vues et opinions de vos collègues.
  3.13 Santé et bien-être des employés

Montea se conforme à toutes les réglementations légales en matière de santé et de bien-être des employés.

1. Santé et sécurité

Montea met tout en œuvre pour améliorer la santé - tant physique que mentale - de ses employés. C'est à cet effet que le programme FIT@Montea a été mis en place. Des fruits frais sont en permanence à la disposition du personnel.

Un vélo d'entreprise est à la disposition des employés.

Des sessions de teambuilding sont régulièrement organisées, et une fois par mois au moins, les employés prennent un repas en commun. Les collaborateurs sont également encouragés à participer ensemble à des événements sportifs (par exemple Immorun, Roparun).

Montea a instauré des horaires flexibles et pratique le télétravail pour répondre aux souhaits de ses collaborateurs.

b) Développement personnel

Sans les efforts quotidiens et les connaissances de son management et de ses employés, Montea ne serait jamais en mesure de réaliser ses ambitieux objectifs. La consolidation et le développement permanents des connaissances de ses employés constituent de ce fait une priorité majeure pour Montea.

Tous les employés ont dès lors accès à des formations.

Tout qui occupe une fonction de direction au sein de Montea consacre chaque semaine une heure par employé (qui lui rend compte) pour un entretien individuel et l'évaluation du travail. En outre, une session de feedback est organisée chaque année avec tous les collaborateurs.

Une enquête de satisfaction est menée au moins une fois par an parmi les employés. Chaque responsable aborde les résultats de l'enquête avec son équipe et, le cas échéant, prend les mesures requises pour augmenter encore le taux de satisfaction.

Les cadres et les employés apportent leur contribution au succès de Montea par leur expertise professionnelle, leur expérience, leurs compétences sociales et leur engagement. C'est pourquoi le développement continu des employés figure parmi nos priorités majeures. Au sein de notre gestion des ressources humaines, diverses mesures sont prévues pour que nos employés soient en mesure de soutenir la stratégie de l'entreprise et puissent travailler avec succès pour notre entreprise dans un contexte en constante évolution.

1. Normes et conditions de travail

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