Colabor : Rapport de Groupe Colabor Inc. sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaines d’approvisionnement

Rapport de Groupe Colabor Inc. sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaines d'approvisionnement

1. Introduction

L'entité déclarante visée par le présent rapport est Groupe Colabor Inc. (« Colabor » ou

• Société ») et se rapporte à l'exercice financier se terminant le 30 décembre 2023 (« Période de référence »). Conformément à la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaines d'approvisionnement1 (la « Loi »), le rapport présente les mesures prises par Colabor au cours de la Période de référence pour prévenir et contrer le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement.

2. Structure, activités et chaînes d'approvisionnement

Structure juridique et organisationnelle

Colabor est une société par actions issue d'une fusion en vertu de l'article 185 de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (L.R.C. (1985), ch. C-44) et son siège social est situé au 1601, rue René-Descartes, bureau 103, Saint-Bruno de Montarville, Québec, Canada, J3V 0A6.

L'organigramme qui suit illustre la structure d'entreprise des entités opérantes de Colabor, en date du 30 décembre 2023. Chacune de ces entités est détenue en propriété exclusive par Colabor.

Au 30 décembre 2023, Colabor comptait environ 729 salariés à plein temps. Des équipes internes dédiées aux négociations centralisées avec les fournisseurs ainsi qu'à la gestion des approvisionnements, comptant environ vingt-cinq (25) employés à temps plein, planifient, négocient, organisent, gèrent et coordonnent les approvisionnements de Colabor.

1 Loi sur la lue contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaines d'approvisionnement, L.C. 2023, ch.9

Colabor est également membre actionnaire d'un groupe d'achats à l'échelle canadienne appelé ITWAL Ltée., lequel s'est joint à Balpex Inc. le 1er janvier 2022, donnant ainsi accès à Colabor à un réseau d'approvisionnement élargi.

Activités

Colabor est un grossiste et distributeur de produits alimentaires et non alimentaires desservant le marché des services alimentaires dans les créneaux de l'hôtellerie, la restauration et les marchés institutionnels et celui du marché de détail. Elle exerce ses activités par le biais de deux segments: le segment de la distribution et le segment de la vente en gros.

Colabor Distributeur Alimentaire

Colabor Distributeur Alimentaire est un important distributeur auprès de clients des services alimentaires et du marché de détail dans plusieurs régions du Québec, incluant une partie de la Côte-Nord et de la Basse-Côte-Nord, et du Nouveau Brunswick. Elle emploie environ 400 personnes et distribue plus de 10 000 produits à partir de ses entrepôts de Lévis, Rimouski et Saint-Bruno-de-Montarville. Les clients de cette division se composent principalement d'exploitants de services alimentaires, magasins d'alimentation spécialisée, de clients institutionnels comme des établissements de santé, des écoles et des universités, certains autres clients de détail, totalisant environ 5 000 clients.

Colabor Distributeur Alimentaire offre une gamme complète de produits dont des produits congelés, des denrées sèches de consommation courante, des produits laitiers, des viandes, des poissons et fruits de mer, des fruits et légumes ainsi que des produits jetables et sanitaires.

Colabor est soucieux de l'amélioration continue de ses processus et pour ce faire, détient la certification « Safe Quality Food » (SQF) pour ses activités de distribution et entreposage; un programme rigoureux mondialement reconnu en matière de salubrité alimentaire, accrédité et conforme à la Global Food Safety Initiative (GFSI). Cette certification exige une gestion diligente et assidue de la chaîne d'approvisionnement et à la lumière de ceci, Colabor accorde une importance capitale à la traçabilité de ses produits et se réserve le droit d'auditer ses fournisseurs à sa discrétion.

Colabor, par le biais de sa division Viandes Lauzon, effectue également la préparation et la transformation de viandes diverses, incluant des produits de qualité supérieure pour les provinces de Québec et d'Ontario, et bénéficiant d'un partenariat stratégique avec Bœuf Québec. Viandes Lauzon mène ses activités à partir d'une usine située à Montréal et détient une certification Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) ainsi qu'une approbation fédérale lui permettant de vendre ses produits à l'échelle nationale. Cette division compte environ 55 employés.

Segment grossiste

Le segment grossiste emploie environ 90 employés et exploite ses activités à partir du centre de distribution de Saint-Bruno-de-Montarville. Les ventes du segment grossiste se composent de produits alimentaires, de produits connexes et de produits non alimentaires que Colabor achète et fournit à des grossistes distributeurs qui, à leur tour, distribuent ces produits à plus de 25 000 clients exploitant dans les segments du marché de détail ou des services alimentaires au Québec et dans les provinces de l'Atlantique. Sa clientèle principale comprend des distributeurs en gros, de chaînes de magasins de détail intégrées et des exportateurs de denrées alimentaires opérant au Québec, en Ontario et dans les provinces de l'Atlantique.

Chaine d'approvisionnement

Les produits de marque nationale et privée (marque « Menu ») sont achetés directement auprès du fabricant ou du fournisseur, par l'entremise des représentants du fabricant ou du fournisseur ou de courtiers en produits alimentaires. Sauf exceptions, Colabor s'approvisionne auprès de plus de 600 fabricants et fournisseurs, tous situés au Canada. Bien que Colabor favorise

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l'approvisionnement local, notamment via son partenariat avec Maturin2, certaines marchandises sont importées de l'extérieur du Canada. Pendant la Période de référence, l'importation directe représentait moins de 1% des produits achetés par Colabor.

3. Politiques, gouvernance et processus de diligence raisonnable relatifs au travail forcé et au travail des enfants

Code d'éthique

Colabor s'est doté d'un code d'éthique, lequel s'applique à tous les employés de la Société, aux membres du conseil d'administration, ainsi qu'à tout fournisseur, consultant et autre partenaire faisant affaires avec Colabor. Le code exige, entre autres, que chaque personne assujettie se conforme aux lois, règles et règlements applicables ainsi qu'aux politiques et procédures de Colabor. Le code d'éthique de Colabor garantit également un milieu de travail où chaque employé est traité avec respect, équité, éthique et dignité. Le code d'éthique est systématiquement communiqué à tout nouvel employé ou nouvel administrateur de Colabor, lequel doit confirmer en avoir pris connaissance. Périodiquement, les ressources humaines exigent de l'ensemble de ses employés de relire le code d'éthique ainsi que les autres politiques clés de la Société. Le code d'éthique est également revu et mis à jour annuellement par le comité de gouvernance du conseil d'administration de la Société. La conformité avec le code d'éthique est obligatoire et contrevenir au code peut entraîner des conséquences graves pour la personne, allant de mesures disciplinaires au congédiement, selon la gravité de la situation.

Ligne de dénonciation en matière d'éthique

Colabor a retenu les services d'une firme externe indépendante afin d'offrir une plateforme anonyme de dénonciation de comportement non éthique. Cette ligne peut être utilisée par quiconque (employé, partenaire d'affaires ou tierce partie) souhaite dénoncer une situation. Le service est accessible en tout temps via le web à l'adresse suivante: www.connexionsclearview.com, ou par téléphone: 1-888-878-9020. Tout signalement est pris au sérieux et déclenche systématiquement une enquête interne. Les préoccupations, manquements ou plaintes signalés sont traités avec confidentialité et sans mesure de représailles pour le dénonciateur.

Politique fournisseurs

En sus de la conformité avec le Code d'éthique, Colabor requiert de chaque fournisseur qu'il se conforme avec sa politique fournisseur, laquelle prévoit l'ensemble des dispositions, spécifications et exigences à respecter. Cette politique est mise à jour et envoyée à l'ensemble des fournisseurs de Colabor sur une base annuelle. Parmi les nombreuses obligations, la politique prévoit que le fournisseur doit respecter en tout temps l'ensemble des lois, règlements et politiques applicables, tant au niveau de la fabrication que l'environnement de travail.

ESG

La Société est déterminée à être un membre responsable des communautés dans lesquelles elle exerce ses activités. Pour ce faire, Colabor travaille actuellement sur une stratégie détaillée en matière de gestion de risques environnementaux, sociaux et de gouvernance (« ESG »). Parmi les aspects prioritaires ESG identifiés à ce jour, la Société vise notamment à favoriser une main d'œuvre inclusive et diversifiée et des collectivités permettant l'épanouissement tout en offrant des milieux de travail sains et sécuritaires, ce qui exclut d'office tout travail forcé ou travail d'enfant. La direction de Colabor s'affaire d'ailleurs à mettre sur pied un comité de direction interne afin de surveiller les enjeux et mettre en place des initiatives et objectifs précis en matière ESG.

2 Maturin est une plateforme de vente en ligne qui propose exclusivement des aliments provenant de fermes et transformateurs alimentaires du Québec.

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4. Évaluation des risques de recours au travail forcé ou au travail des enfants dans ses chaines d'approvisionnement et mesures prises pour prévenir et atténuer ces risques

Le processus de détermination des risques de recours au travail forcé ou au travail des enfants dans les chaines d'approvisionnement est en cours. Les premières analyses préliminaires sont encourageantes et ne démontrent pas de risque élevé. Au cours de la Période de référence, l'équipe de direction a identifié et débuté des initiatives importantes qui verront le jour au courant de son exercice 2024. Parmi celles-ci, nous retrouvons :

Code de conduite des fournisseurs

Bien que le code d'éthique de Colabor impose déjà certaines restrictions aux fournisseurs, Colabor entend aller plus loin et adopter et imposer un code de conduite spécifiquement à l'intention de ses fournisseurs. Les recherches et la rédaction dudit code ont déjà débuté. Le code comprendra des principes éthiques fondamentaux et aura pour objectif de s'assurer que les fournisseurs respectent en tout temps les lois, normes, règlements et politiques applicables à leurs activités et adoptent un comportement éthique responsable aligné avec la mission, la vision et les valeurs de Colabor. Plus précisément, le code interdira aux fournisseurs de recourir à tout travail forcé ou travail des enfants et réitérera le droit de Colabor d'auditer et visiter toute installation afin de s'assurer de la conformité avec le code de conduite des fournisseurs. Une non-conformité non remédiée en temps opportun pourra entraîner la résiliation du contrat avec la Société.

Renforcement des clauses contractuelles

Corollairement à l'adoption du code de conduite des fournisseurs, les contrats types utilisés par Colabor avec ses fournisseurs pour documenter les termes et conditions applicables à l'approvisionnement seront revus afin d'y incorporer, entre autres, le code de conduite des fournisseurs et l'obligation de se conformer avec ce dernier.

5. Mesures prises pour remédier à tout recours au travail forcé ou au travail des enfants

Au cours de la Période de référence, aucun cas de travail forcé ou de travail impliquant des enfants n'a été relevé ou signalé. Toute allégation, divulgation ou découverte de travail forcé ou de travail impliquant des enfants dans les chaînes d'approvisionnement sera prise très au sérieux par Colabor, qui s'assurera de mener une enquête dans les meilleurs délais. Dans un tel cas, Colabor verra à appliquer toute mesure corrective appropriée afin de remédier au risque identifié.

6. Mesures prises pour remédier aux pertes de revenus des familles les plus vulnérables engendrées par toute mesure visant à éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans le cadre des activités

Au cours de la Période de référence, Colabor n'a eu connaissance d'aucune perte de revenus des familles les plus vulnérables due à l'application des mesures visant à éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants. Toutefois, toute allégation, divulgation ou découverte de telles pertes de revenus sera prise très au sérieux par Colabor, qui s'assurera de mener une enquête dans les meilleurs délais. Dans un tel cas, Colabor verra à appliquer toute mesure corrective appropriée afin de remédier à la situation.

7. Formation donnée aux employés sur le travail forcé et le travail des enfants

Colabor effectue une vigie législative constante permettant ainsi d'être à l'affût des derniers développements législatifs pouvant avoir un impact sur ses activités. Dans la foulée de l'adoption de la nouvelle Loi, plusieurs discussions et échanges ont eu lieu entre les membres de la haute direction et les membres du conseil d'administration relativement aux nouvelles obligations découlant de la Loi et les risques reliés au travail forcé ou le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement de Colabor. Des discussions ont également eu lieu entre les membres de la

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haute direction au courant de la Période de référence concernant certaines initiatives à mettre en place. Un des objectifs visés est notamment d'inclure des dispositions claires dans le code d'éthique de la Société en lien avec la lutte au travail forcé et au travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement, lequel code doit être lu obligatoirement par tous les employés, annuellement.

8. Gouvernance et évaluation de l'efficacité des efforts déployés pour éviter le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans les chaînes commerciales et les chaînes d'approvisionnement

Le conseil d'administration de Colabor, aidé de ses divers comités (tel que plus amplement décrit ci-dessous), examinent périodiquement les risques importants reliés à la Société et à ses activités et supervisent les mesures, systèmes et contrôles en place pour gérer et surveiller les risques et les opportunités, ce qui inclus notamment le travail forcé et le travail des enfants. La direction de Colabor, pour sa part, poursuit son exercice d'analyse de risques et d'implantation de mesures visant à lutter contre le travail forcé et le travail des enfants. À la lumière de ceci, la Société s'assurera d'ajuster proactivement ses processus et contrôles et mesurer l'efficacité de ses efforts.

Comité de gouvernance

Le comité de gouvernance est responsable de l'éthique et de la gouvernance d'entreprise de Colabor. Dans le cadre de son mandat, le comité vérifie la conformité de Colabor, des administrateurs et des hauts dirigeants aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière d'éthique et gouvernance, et fait périodiquement rapport au comité d'audit des principaux enjeux, risques et opportunités, incluant ceux découlant de l'application des dispositions de la Loi et du déploiement de la stratégie ESG au sein de l'entreprise. Le comité examine périodiquement le code d'éthique de la Société, les principes et lignes directrices en matière de gouvernance d'entreprise et formule au conseil d'administration des recommandations concernant son contenu et son application. Le comité a également le devoir de mettre en place les politiques et procédures nécessaires pour signaler, entre autres, les cas d'inconduite ou de violation du code d'éthique de Colabor. Au cours de l'exercice 2024 de Colabor, le comité entrevoit amender certaines dispositions du code d'éthique et des chartes des comités du conseil d'administration afin de référer expressément à la Loi.

Comité d'audit

Le comité d'audit examine périodiquement, avec la direction et la collaboration du comité de gouvernance, les principaux enjeux pertinents pour Colabor, dont en matière ESG, et supervise les risques et opportunités s'y rattachant, le tout s'inscrivant dans une perspective d'incidence sur la présentation de l'informations financières.

Comité des ressources humaines

Le comité des ressources humaines est chargé de s'assurer que des politiques et des pratiques sont en place pour faciliter, notamment, le développement de la responsabilité sociale de l'entreprise. Le comité émet des recommandations au conseil d'administration en matière de politiques liées aux questions de responsabilité sociale telles que l'égalité des chances en matière d'emploi, la diversité, la santé et la sécurité, et l'environnement. Le comité révise ces politiques sur une base annuelle et est chargé de la surveillance du respect de ces politiques par la direction.

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9. Approbation et attestation

Le présent rapport couvrant la Période de référence a été approuvé par le conseil d'administration de Groupe Colabor Inc. conformément à l'article 11(4)a) de la Loi.

Conformément aux exigences de la Loi, et en particulier de son article 11, j'atteste que j'ai examiné les renseignements contenus dans le rapport pour l'entité énumérée ci-dessus. À ma connaissance, et après avoir exercé une diligence raisonnable, je confirme que les renseignements contenus dans le rapport sont vrais, exacts et complets à tous les égards importants aux fins de l'application de la Loi, pour l'année de déclaration susmentionnée.

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