Generix S A : Les bénéfices de la facture électronique en période de pandémie

À l'heure où bien des entreprises cherchent à faire des économies pour pallier la baisse de leur activité, la facturation électronique apparaît comme un levier important de réduction des coûts.

Selon une étude réalisée par Ernst & Young⁠¹, le coût de traitement en France d'une facture papier tourne autour de 15 €. L'émission d'une facture papier revient quant à elle à 7 €. Par comparaison, la facture électronique est très économe, puisque son coût de traitement peut descendre jusqu'à 0,30 €.

Si les coûts sont drastiquement réduits, c'est parce que la facture électronique permet de faire des économies à bien des étapes du processus de facturation. En premier lieu, il n'est pas nécessaire d'imprimer la facture électronique. Une économie, donc, de papier et de cartouches d'encre. De même, puisqu'on n'envoie pas la facture électronique par La Poste - elle peut soit partir par email, être mise à disposition sur une plateforme, être transmise par EDI (Échange de Données Informatisé⁠²)… -, timbres et enveloppes sont désormais inutiles. Exit également le tri manuel du courrier et la nécessité de procéder à un archivage physique des factures.

La facture électronique abaisse encore les coûts en minimisant - voire en éliminant dans le cas des EDI - les interventions humaines lors d'opérations chronophages telles que le contrôle des factures ou la saisie des données dans l'ERP.

Autre avantage essentiel de la facture électronique, la vitesse de transmission et de traitement, très largement supérieure à celle des factures papier. L'étude d'Ernst & Young mentionnée plus haut indique qu'une personne traitant en moyenne 6 000 factures papier par an pourrait, dans le même temps, traiter 90 000 factures électroniques, soit 15 fois plus !

De plus, 50 % des entreprises sondées dans le baromètre 2020 de Generix Group observent des impacts positifs sur la réduction du cycle de rapprochement et de la mise en paiement.
Ce gain de temps est essentiel pour les entreprises en cette période de crise. Il permet non seulement aux services achats et comptabilité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, mais également d'affecter des ressources financières auparavant allouées à la gestion des délais de paiement sur des postes clés pour la croissance de l'entreprise (R&D, business développement…).

Réduire les délais de paiement est par ailleurs un enjeu clé pour les PME, qui sont près de 15 000 par an à mettre la clé sous la porte en France faute de liquidités⁠ et non faute de commandes ! Source de la majorité des maux ; les retards de paiement représentent 19 milliards⁠³ d'euros de trésorerie manquante pour les PME françaises.
La facturation électronique est donc un moyen de soutenir les PME. Le gouvernement australien l'a bien compris : pour encourager les PME à passer à la facturation électronique standardisée, l'Australie s'est engagée depuis le 1er janvier 2020 à payer ce type de factures dans un délai maximal de 5 jours⁠⁴.

Vos voisins italiens ont sauté le pas de la facturation électronique depuis 2018 !

Avec la facturation électronique, le processus de facturation est plus fiable. En éliminant un certain nombre d'étapes auparavant réalisées à la main (scanner les factures entrantes ou saisir manuellement les données dans son système, corriger les erreurs rencontrées, …), ce sont autant de sources potentielles d'erreurs qui disparaissent.

Avec la facturation électronique standardisée, les données de facturation sont automatiquement extraites du logiciel comptable du fournisseur et partagées de système à système. Chaque acteur de la chaîne de facturation est ainsi assuré de la qualité et de l'exhaustivité des données échangées.

De plus, les données sont accessibles en temps réel par toutes les parties prenantes, ce qui permet de collaborer en ligne de manière efficace et de renforcer la relation de confiance des entreprises avec leurs fournisseurs. Il est également plus facile de suivre le traitement des factures et donc de limiter les retards de paiement, néfastes pour les petites structures.

En permettant l'échange de données de facturation entre les systèmes financiers du fournisseur et du client, la facturation électronique offre un espace bien plus sécurisé que l'envoi de factures par La Poste ou par email.

Les factures électroniques transitent via un réseau dédié, uniquement entre partenaires identifiés, selon des standards préétablis. Des règles d'approbation et de vérification, ainsi que des mesures de sécurité telles que le chiffrement au repos et en transit, sont mises en place. Les risques d'erreur et de fraude sont réduits.

Les entreprises qui déploient ces solutions en voient les bénéfices au jour le jour : 64 % d'entre elles observent des impacts positifs sur la traçabilité et la fiabilité du processus de facturation, selon le baromètre 2020⁠ de Generix Group.

Économies importantes, réduction des délais de paiement et des erreurs de traitement, gain de temps et de productivité… Les avantages de la dématérialisation des factures sont nombreux, et peuvent s'avérer déterminants en ces temps de COVID. Les entreprises ont donc tout intérêt à se lancer dans la dématérialisation de leurs processus de facturation en amont de l'obligation légale fixée à au 1er janvier 2023 pour les grandes entreprises, l'année suivante pour les ETI et 2025 pour les PME.

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¹ Relayé par actuel-expert-comptable.fr
² Communication de documents financiers selon un format électronique standardisé, et uniquement entre des ordinateurs connectés via un réseau dédié.
³ Relayé par bfmtv.com
⁴ Relayé par ato.gov.au