Exacompta Clairefontaine : Avis de convocation AG 2023

AVIS DE CONVOCATION

Mesdames et Messieurs les actionnaires de la société EXACOMPTA CLAIREFONTAINE sont convoqués en Assemblée Générale Ordinaire annuelle au siège social à Etival Clairefontaine (Vosges) le jeudi 25 mai 2023, à 15 heures, sur l'ordre du jour suivant :

• Rapport du conseil d'administration sur les opérations et les comptes sociaux de l'exercice 2022 ;
• Rapport du conseil d'administration sur les opérations et les comptes consolidés de l'exercice 2022 ;
• Rapport du conseil d'administration sur le gouvernement d'entreprise ;
• Rapports des commissaires aux comptes
• • sur les comptes annuels
  • sur les conventions réglementées
  • sur les comptes consolidés
• Approbation des comptes sociaux arrêtés à la date du 31 décembre 2022 ;
• Approbation des comptes consolidés arrêtés à la date du 31 décembre 2022 ;
• Affectation du résultat ;
• Conventions relevant de l'article L.225-38 du Code de commerce ;
• Mandats des administrateurs et jetons de présence.

INFORMATIONS

1 - Participation à l'assemblée générale qualité d'actionnaire

• Qualité d'actionnaire

Seuls pourront participer à l'assemblée générale, les actionnaires justifiant de l'inscription en compte des titres à leur nom ou à celui de l'intermédiaire inscrit pour leur compte au deuxième jour ouvré précédant l'assemblée, soit le 23 mai 2023 à zéro heure, heure de Paris dans les comptes de titres nominatifs tenus pour la Société par son mandataire.

Les actionnaires pourront également participer à l'assemblée générale par voie postale ou électronique selon l'une des modalités de vote suivantes :

• soit en votant par correspondance,
• soit en se faisant représenter en donnant pouvoir au Président,
• soit en adressant une procuration à la Société sans indication de mandataire.

Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de l'assemblée générale émettra un vote favorable à l'adoption des projets de résolution présentés par le conseil d'administration et un vote défavorable à l'adoption de tous les autres projets de résolution.

Conformément à l'article R.22-10-28 du Code de commerce, il est précisé que l'actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance ou envoyé un pouvoir, ne peut plus choisir un autre mode de participation à l'assemblée.

• Modes de participation à l'assemblée générale

Un formulaire de vote par correspondance ou par procuration sera adressé directement aux actionnaires. Toutefois, tout actionnaire aura la possibilité de solliciter un formulaire de vote par lettre adressée : au siège social d'EXACOMPTA CLAIREFONTAINE, à l'attention de Madame Clarisse Cherrier, 19 rue de l'Abbaye - 88480 Etival Clairefontaine. De même, le formulaire de vote par correspondance ou par procuration sera disponible sur le site internet de la Société.

Il sera fait droit à toute demande reçue au plus tard six jours avant la date de l'assemblée générale.

1. Vote par correspondance ou procuration par voie postale

Les actionnaires renverront leurs formulaires de vote par correspondance de telle façon que la Société puisse les recevoir trois jours avant la date de l'assemblée générale.

Il est précisé qu'aucun formulaire reçu par la Société après ce délai ne sera pris en compte.

Il est rappelé que l'actionnaire doit compléter et signer le formulaire de vote en précisant ses nom, prénom et adresse.

1. Vote par correspondance ou procuration par voie électronique

Les actionnaires souhaitant voter par correspondance par voie électronique, avant l'assemblée générale, pourront transmettre leurs instructions de vote par courriel à l'adresse actionnaire@clairefontaine.eu.

Ce courriel doit comporter en pièce jointe une copie numérique du formulaire de vote précisant les nom, prénom, adresse complète de l'actionnaire.

2 - Dépôt de questions écrites et demande d'inscription de points à l'ordre du jour ou de projets de résolution

Les actionnaires peuvent demander l'inscription de points ou de projets de résolutions à l'ordre du jour et poser des questions écrites à la société à compter de la convocation de l'assemblée générale.

• Inscription de points à l'ordre du jour ou projets de résolutions

Les demandes d'inscription de points ou de projets de résolutions à l'ordre du jour par les actionnaires doivent être envoyées au Président du conseil d'administration au siège social d'EXACOMPTA CLAIREFONTAINE, 19 rue de l'Abbaye - 88480 Etival Clairefontaine, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique à l'adresse actionnaire@clairefontaine.eu.

Conformément aux articles R.22-10-22 et R.225-73 du Code de commerce, les demandes d'inscription de points ou de projets de résolutions à l'ordre du jour doivent parvenir à la Société au plus tard le 25ème jour précédant la date de l'assemblée générale, soit au plus tard le 30 avril 2023 sans pouvoir être adressées plus de vingt jours après la date du présent avis.

Conformément à l'article R.225-71 du Code de commerce, la demande d'inscription de points à l'ordre du jour doit être motivée et accompagnée :

• du texte des projets de résolutions, assortis d'un bref exposé des motifs et le cas échéant, des renseignements prévus à l'article R.225-83 du Code de commerce ;
• d'une attestation d'inscription en compte visant à justifier la possession ou la représentation par les auteurs de la demande de la fraction du capital exigée par l'article R.225-71 du Code de commerce.

L'examen de points ou de projets de résolutions est subordonné à la transmission, par les auteurs de la demande, d'une nouvelle attestation justifiant de l'inscription en compte de leurs actions au deuxième jour ouvré précédant la date de l'assemblée générale, soit le 23 mai 2023 à zéro heure (heure de Paris).

La liste des points ajoutés à l'ordre du jour et le texte des projets de résolutions présentés par les actionnaires dans les conditions prévues ci-dessus seront publiés, s'ils remplissent les conditions précitées, sur le site internet de la Société.

• Questions écrites

Les questions écrites doivent être adressées au Président du conseil d'administration au siège social de la société EXACOMPTA CLAIREFONTAINE 19 rue de l'Abbaye - 88480 Etival Clairefontaine, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique à l'adresse actionnaire@clairefontaine.eu, au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l'assemblée générale, soit le 19 mai 2023.

L'ensemble des questions écrites posées par les actionnaires et des réponses qui y auront été apportées seront publiées sur le site internet de la société, dans une rubrique consacrée aux questions-réponses de l'assemblée générale. Conformément à la législation en vigueur, une réponse commune pourra être apportée aux questions écrites dès lors qu'elles présenteront le même contenu.

3 - Droit de communication

Les documents et informations pourront être consultés sur le site internet de la Société http://www.exacomptaclairefontaine.fr.

Le Conseil d'administration

F 88480 ETIVAL-CLAIREFONTAINE - TEL. +33 (0)3 29 42 42 42 - FAX +33 (0)3 29 42 42 00

SA AU CAPITAL DE 4 525 920 € - SIRET : 505 780 296 000 16 - NAF : 7010Z - RCS EPINAL : B 505 780 296

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