E-mails & réunions : Comment lutter contre la fatigue grâce au chat ?

Les solutions de communication telles que les e-mails et les réunions vidéo ont révolutionné notre façon de rester connectés et de collaborer à distance. Toutefois, avoir un planning plein à craquer et une boîte de réception qui déborde ne vous aide pas à réellement abattre votre travail.

Les outils de collaboration en temps réel tels que Zoom Chat vous permettent d'éviter la fameuse réunion pour laquelle un e-mail aurait suffi et de réserver votre boîte mail aux communications prioritaires longues.

Échanger avec les équipes et les tenir au courant de l'avancement des projets et des campagnes en cours est capital. Cependant, en tenant fréquemment des réunions pour effectuer des mises au point sur l'avancement d'un projet, des sessions de brainstorming et des comptes rendus avec différentes équipes, il ne vous reste que peu de temps pour réellement accomplir vos tâches.

Voici quelques conseils pour désemplir votre planning et vous réapproprier du temps avec Zoom Chat :

• Optimisez les réunions. En utilisant les canaux de chat, vous pouvez écourter les réunions d'information sur l'avancement de vos projets et employer le temps imparti à clarifier ce qui doit l'être et à répondre aux questions plutôt qu'à passer en revue la progression des tâches.

• Commencez par le chat. Au lieu de programmer une réunion pour chaque projet ou tâche, vous pouvez transmettre les communications par le biais d'un canal de chat ou d'un message rapide. Si une personne concernée ou vous-même avez besoin de plus d'informations ou avez des questions, vous pouvez planifier une réunion par la suite ou même en démarrer une directement depuis le chat à l'aide de l'icône vidéo.

• Organisez-vous. Pour vos réunions d'équipe et de projet, envoyez un ordre du jour par le biais d'un canal de chat avant la réunion. Ainsi, tout le monde est préparé et vous pouvez aller à l'essentiel dès que la réunion commence, réduisant de cette manière le temps de réunion global.

Vous frayer un chemin à travers une montagne d'e-mails, vous y retrouver parmi des fils de discussion interminables et tenter d'y répondre peut vous faire perdre un temps précieux. Avec le chat, vous pouvez cliquer facilement sur les messages, repérer aisément les éléments qui vous concernent et trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.

Voici ce qui fait du chat une excellente alternative aux e-mails :

• Il est plus rapide et plus efficace. Utiliser le chat plutôt que les e-mails équivaut à envoyer des SMS plutôt que de laisser des messages vocaux pour communiquer. Ainsi, au lieu de faire le tri parmi de longs messages pour obtenir les informations souhaitées, vous pouvez rapidement parcourir des messages qui vont à l'essentiel.

• Vous pouvez vous tenir au courant rapidement. Vous mettre à jour après une absence du bureau ou examiner la progression d'un projet que vous ne connaissez pas bien peut se révéler être un processus complexe, en particulier si vous ne travaillez qu'avec des e-mails. Le chat vous permet de voir des conversations complètes en un coup d'œil et d'en connaître la progression exacte au fil du temps. Ainsi, vous pouvez rapidement appréhender l'avancement d'un projet ou vous mettre à jour sur le travail réalisé.

• L'organisation ne demande pas d'effort. Ajouter les e-mails aux différents dossiers et suivre tout ce qu'il se passe dans votre boîte de réception représente un réel défi. Le chat vous aide à maintenir l'ordre grâce aux canaux, aux favoris et aux mentions @ afin que vous puissiez facilement trouver ce que vous cherchez, et ce, en déployant un minimum d'efforts.

• Vous pouvez personnaliser vos notifications. Lorsque vous recevez un e-mail, il est presque impossible de savoir s'il est urgent sans l'ouvrir et le lire. Avec le chat, vous pouvez personnaliser vos notifications pour être alerté lorsque vous recevez des messages sur certains canaux ou de la part de certaines personnes, ou bien lorsque vous êtes mentionné à l'aide du symbole @. Cela vous aide à donner la priorité aux tâches tout en répondant rapidement à ces messages importants.

Grâce à Zoom Chat, vous progressez plus rapidement ensemble tout en vous réappropriant le temps précieux dont vous avez besoin pour réussir. Pour en savoir plus sur la façon dont Zoom peut répondre à vos besoins en matière de chat et simplifier votre travail, participez à notre webinaire mensuel.