Zoom Video Communications : 12 conseils pour tirer le meilleur de vos réunions

Aujourd'hui, on peut travailler partout : à la maison, au bureau, à l'aéroport, au café… où vous vous voulez. Pour maintenir le lien avec vos collègues et vos clients où que vous soyez, vous devez donc passer maître dans l'art de la collaboration hybride.

Lors de notre webinaire Bulding Forward (Anticiper l'avenir), en 2021, mais aussi en 2022, l'expert en communication virtuelle et en langage corporel de renom Mark Bowden a partagé des conseils pour optimiser les réunions hybrides. Inspirant, énergique, captivant et divertissant, Mark Bowden mène des discussions mémorables et des programmes de formations visant non seulement à instruire, mais également à aider les individus et les organisations à s'élever dans tous les secteurs.

Voici les 12 trucs et astuces de Mark Bowden pour se démarquer, gagner la confiance de ses interlocuteurs et accroître sa crédibilité pendant une réunion.

Pendant une réunion, les participants ont une multitude de distractions à portée de main. Il peut donc s'avérer difficile de garder leur attention, et ce, même pour un présentateur chevronné.

Pour reprendre les mots de Mark Bowden, « après 15 à 20 minutes, l'attention diminue. Non pas parce qu'ils [les participants] s'ennuient ou parce qu'ils ne vous aiment pas ; c'est que leur cerveau cherche en permanence la nouveauté. Si vous ne leur apportez pas cette diversité, si vous ne donnez pas ce relief à la réunion, présentation ou conversation, ils iront le chercher ailleurs. »

Vous devez créer des moments courts, des morceaux de contenu qui captiveront l'attention de votre audience. C'est précisément pour cette raison que Mark Bowden divise stratégiquement son contenu en idées courtes.

Amener les gens à assister à votre réunion est une chose, mais arriver à maintenir leur attention et leur intérêt est une autre paire de manches. Créez un environnement accueillant et enrichissez votre contenu avec des représentations visuelles stimulantes et des possibilités d'interaction régulières. Vous sortirez ainsi vos interlocuteurs de leur passivité et les pousserez à devenir des participants actifs. Comme dit Mark Bowden, « le cerveau a seulement besoin d'un changement notable » pour vouloir s'investir dans une expérience en cours.

« Une nouvelle voix, une nouvelle attitude, un nouveau visage, un nouvel arrière-plan, même pour quelques instants seulement, et quelque chose de nouveau et de différent se produit. »

Les réunions hybrides peuvent brouiller l'élément social inhérent aux interactions en personne classiques. En faisant de la présentation une sorte de discussion, vous retrouvez cet élément social sans perdre le côté pratique d'un environnement hybride. Essayez de trouver un partenaire avec qui vous pouvez interagir pendant la réunion. Engager un dialogue permettra à l'expérience de sembler moins formelle, plus détendue.

S'il n'y a personne pour interagir avec vous, Mark Bowden vous conseille de « changer légèrement de ton, de manière de parler, de vous raccrocher à quelque chose de physique que vous pouvez mettre en évidence dans votre environnement » afin de créer une impression de dialogue ou d'introduire un nouvel élément rafraîchissant dans la conversation.

Le contact visuel est indispensable pour créer une connexion, que ce soit en personne ou virtuellement.

« Si j'établis un contact visuel solide et que je me rapproche de vous lorsque vous êtes dans un lieu sûr comme votre maison, votre cerveau produit une substance chimique appelée dopamine. Il s'agit du neurotransmetteur des attentes positives et de l'optimisme », explique Mark Bowden. Pour favoriser ce sentiment, il vous recommande de placer la caméra à hauteur d'yeux, de vous pencher vers l'avant et de faire vos gestes dans le cadre.

Pendant la session de questions-réponses, un auditeur a posé à Mark Bowden une question très pertinente : comment maintenir le contact visuel si vous prenez ou lisez des notes ? Sa réponse : ouvrez deux fenêtres sur votre écran et placez-les côte à côte pour que vos yeux regardent dans une seule direction générale.

Après la pandémie, nombre d'entre nous continueront de travailler à la maison dans une certaine mesure. Voyez cela comme une chance de tisser des liens autour d'intérêts communs, même dans un contexte virtuel. « L'idée est de les laisser en voir plus : des symboles, des images, des éléments qui les aideront à comprendre ce à quoi vous accorder de la valeur et ce qui est important pour vous », précise Mark Bowden.

Que vous utilisiez un arrière-plan virtuel ou réel, adaptez votre environnement pour qu'il reflète vos passions et vos intérêts. Vous pouvez montrer des photos personnelles ou vos objets préférés. Par exemple, Mark Bowden avait mis une photo de ses enfants au premier plan de sa vidéo pour montrer un peu de sa vie privée à son audience.

Grâce à ces éléments visuels, vous permettez à vos participants d'en savoir un peu plus sur vous sans avoir à en parler directement.

Vous n'avez pas besoin d'un éclairage ni d'une caméra de professionnel pour rendre une réunion stimulante, mais un audio de qualité est indispensable. Une réunion avec un son irrégulier perd immédiatement son intérêt pour l'audience. « Les gens partiront immédiatement si le son est mauvais. »

Le micro d'un ordinateur portable n'est pas toujours approprié ni fiable. Faites un test pour vérifier que les participants vous entendront distinctement. Si ce n'est pas le cas, procurez-vous un casque et un micro externe, ainsi qu'une connexion Internet stable pour assurer la qualité du son. Pensez également à tester votre micro avant de passer un appel.

En complément de votre audio, pensez à faire des gestes pertinents avec vos mains pour appuyer ce que vous dites. « J'ajoute au son ce qu'on appelle des gestes de baguette : des gestes qui lient le sens de mes propos au rythme de mon discours », explique et illustre Mark Bowden pendant sa présentation.

Il peut être difficile de savoir quand parler lors d'une réunion hybride, car il nous manque les indices subtils que l'on retrouve dans les interactions en personne. Nous devons par conséquent être à l'aise avec les silences. En laissant place au silence, vous créez un espace sûr qui permettra aux autres de faire des commentaires ou de poser des questions. Vous favoriserez ainsi un dialogue plus interactif dans l'ensemble.

« N'ayez pas peur du silence. Les gens ont besoin de temps pour assimiler ce qui est dit et formuler une réponse », rappelle Mark Bowden à l'audience. En prenant le temps de laisser votre audience répondre, « vous pouvez découvrir ce qu'il se passe vraiment pour des gens à l'autre bout de la planète en temps réel, c'est un miracle moderne. »

Avec le travail hybride, il est essentiel de « gérer le rapport risques/ressources », d'après Mark Bowden. L'une de nos principales ressources est le langage corporel et celui-ci peut être instinctivement axé sur quelqu'un. Si vous êtes dans la salle en personne, restez attentifs à ne pas trop centrer vos ressources sur les participants présents physiquement pour ne pas risquer d'isoler les participants distants. Organisez simplement votre environnement de sorte qu'il respecte et implique davantage la scène virtuelle. Pour commencer, mettez des rappels visuels ou d'autres éléments qui vous inciteront à regarder davantage la caméra.

Ajustez vos manières (votre façon de parler, votre gestuelle) et votre ton pour veiller à ce qu'aucun participant ne soit laissé pour compte. Vous pouvez animer vos actions, afin de stimuler l'attention des participants distants tout en calmant votre ton pour les présents. Une technique simple pour que les deux groupes se sentent impliqués ? Mark Bowden conseille de se servir du nom des participants : « Si possible, utilisez un nom. Cela rend honneur à cette personne et éveille littéralement son cerveau. »

Vous pouvez contribuer à réguler une réunion en étant attentif aux éventuels gestes qui suggèreraient une réaction. Les participants pourront ainsi exprimer leurs besoins et prendre part à l'échange. Vous pouvez également tirer parti de la technologie pour rester à l'écoute de vos participants. Mark Bowden conseille de tout simplement demander aux participants d'écrire leurs remarques et leurs questions dans le chat.

Avoir le bon visuel est essentiel à la réussite d'une réunion hybride. Si les participants peuvent s'appuyer sur une vidéo de qualité, la réunion « ira beaucoup plus vite et nous nous comprendrons tous beaucoup mieux », assure Mark Bowden. Même si vous ne pouvez forcer personne à activer sa caméra, vous pouvez rappeler à votre audience que l'environnement est plus stimulant et inclusif avec un support visuel supplémentaire. « Servez-vous du plus grand écran possible », conseille également Mark Bowden.

Dans le cadre d'un environnement hybride, les participants présents en personne à une réunion ont un nouveau rôle, celui de porte-parole. Plus d'obstacles se dressent devant les participants distants, c'est pourquoi les participants en personne devront jouer le rôle de porte-paroles dans la salle de réunion. « Intéressez-vous délibérément ces personnes », explique Mark Bowden. Que vous désigniez un modérateur ou que vous établissiez un précédent pour tous les participants, impliquez intentionnellement les participants à distance et relayez leur voix pendant l'appel pour qu'ils sachent qu'ils peuvent s'exprimer.

Une réunion hybride n'est pas une entrave, c'est une chance. En appliquant les techniques simples de Mark Bowden à votre prochain appel, vous créerez un environnement qui encourage une communication ouverte et favorise la collaboration. Cette approche stimulante vous permet de maximiser le potentiel de vos réunions pour aller plus loin à terme en établissant de vraies connexions, et ce, où que vous soyez.

Tenez-vous au courant des dernières réflexions concernant les équipes hybrides ; jetez un œil aux prochains événements de notre série de webinaires Building Forward (Anticiper l'avenir).