Maurel : AGM Documents

SOMMAIRE

Mesdames, Messieurs, Chers Actionnaires,

Vous êtes convoqués en assemblée générale mixte (ordinaire et extraordinaire) de la société Etablissements Maurel & Prom S.A. (la « Société » ou « Maurel & Prom ») qui se tiendra le :

Mardi 23 mai 2023 à 10 heures Aux Salons Hoche

9 avenue Hoche - 75008 Paris

Formalités préalables à effectuer pour participer à l'assemblée générale

Les actionnaires peuvent prendre part à l'assemblée générale quel que soit le nombre d'actions dont ils sont propriétaires et leurs modalités de détention (au nominatif et au porteur).

Il est justifié du droit de participer à l'assemblée générale par l'inscription en compte des titres au nom de l'actionnaire ou de l'intermédiaire inscrit pour son compte en application du septième alinéa de l'article L. 228- 1 du Code de commerce, au deuxième jour ouvré précédant l'assemblée générale, soit le vendredi 19 mai 2023,

• zéro heure, heure de Paris, au plus tard, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus pour la Société par son mandataire Uptevia, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l'intermédiaire bancaire ou financier habilité.

L'inscription des titres dans les comptes de titres au porteur tenus par l'intermédiaire habilité doit être constatée par une attestation de participation délivrée par ce dernier, le cas échéant par voie électronique, et annexée au formulaire de vote à distance ou de procuration ou à la demande de carte d'admission établie au nom de l'actionnaire ou pour le compte de l'actionnaire représenté par l'intermédiaire inscrit, conformément aux dispositions de l'article R. 22-10-28 du Code de commerce.

Une attestation de participation permettant de justifier de leur qualité d'actionnaire au deuxième jour ouvré précédant l'assemblée est également délivrée à l'actionnaire souhaitant participer physiquement à l'assemblée générale et qui n'a pas reçu sa carte d'admission le deuxième jour ouvré précédant l'assemblée générale, soit le vendredi 19 mai 2023, à zéro heure, heure de Paris.

COMMENT PARTICIPER À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Pour pouvoir participer à cette assemblée générale, les actionnaires peuvent choisir entre l'une des quatre formules suivantes :

1. y assister personnellement ;
2. voter par internet via la plateforme sécurisée VOTACCESS préalablement à l'assemblée générale ;
3. voter par correspondance par voie postale ; ou
4. voter par procuration au Président de l'assemblée générale ou à un tiers.

Il est rappelé que pour toute procuration d'un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de l'assemblée générale émet un vote favorable à l'adoption des projets de résolutions présentés ou agréés par le Conseil d'administration et un vote défavorable à l'adoption de tous les autres projets de résolutions. Pour émettre tout autre vote, l'actionnaire doit faire le choix d'un mandataire qui accepte de voter dans le sens indiqué par le mandant.

Lorsque l'actionnaire a déjà demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation pour assister à l'assemblée générale, envoyé une procuration ou exprimé son vote par correspondance, il ne peut pas choisir un autre mode de participation à l'assemblée générale.

1. Actionnaires désirant assister personnellement à l'assemblée générale

Les actionnaires désirant assister personnellement à l'assemblée générale pourront demander une carte d'admission de la façon suivante :

Demande de carte d'admission par voie postale

Les actionnaires souhaitant effectuer une demande de carte d'admission sous forme papier devront :

Pour l'actionnaire nominatif : chaque actionnaire au nominatif reçoit automatiquement le formulaire de vote joint à l'avis de convocation, qu'il doit compléter en précisant qu'il souhaite participer physiquement à l'assemblée générale et obtenir une carte d'admission, puis le renvoyer signé à l'aide de l'enveloppe réponse prépayée jointe à la convocation (ou se présenter le jour de l'assemblée générale directement au guichet spécialement prévu à cet effet muni d'une pièce d'identité) ;

Pour l'actionnaire au porteur : demander à l'intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte titres qu'une carte d'admission lui soit adressée. La demande doit être adressée le plus tôt possible de manière à parvenir à Uptevia le vendredi 19 mai 2023 au plus tard.

Demande de carte d'admission par Internet

Les actionnaires ont la possibilité d'effectuer une demande de carte d'admission, avant l'assemblée générale, sur le site VOTACCESS, dédié à l'assemblée générale, dans les conditions décrites ci-après :

Pour l'actionnaire nominatif (pur ou administré) : Les titulaires d'actions au nominatif devront se connecter à l'Espace actionnaire d'Uptevia (www.investor.uptevia.com) en utilisant le numéro d'identifiant qui se trouve en haut et à droite de leur formulaire de vote. S'agissant des actionnaires au nominatif administrés, nouveaux ou jamais connectés, ils devront se connecter au même site ci-dessus mentionné afin de générer une demande de numéro d'identifiant auprès du service "relation investisseurs" d'Uptevia. Une lettre comportant les informations de connexion nécessaires leur sera adressée afin qu'ils disposent des accès pour se connecter. Les titulaires d'actions au nominatif pur devront se connecter avec leurs codes d'accès habituels.

Après s'être connecté, l'actionnaire au nominatif (pur ou administré) devra suivre les instructions données à l'écran afin d'accéder au site VOTACCESS et faire sa demande de carte d'admission par Internet.

Pour l'actionnaire au porteur : il appartient aux titulaires d'actions au porteur de se renseigner auprès de leur établissement teneur de compte pour savoir si celui-ci est connecté ou non au site VOTACCESS et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions d'utilisation particulières. Seuls les actionnaires au porteur dont l'établissement teneur de compte a adhéré au site VOTACCESS pourront faire une demande de carte d'admission par Internet. Si l'établissement teneur de compte de l'actionnaire est connecté au site VOTACCESS, l'actionnaire devra s'identifier sur le portail Internet de son établissement teneur de compte avec ses codes d'accès habituels. Il devra ensuite cliquer sur l'icône qui apparait sur la ligne correspondant à ses actions Établissements Maurel & Prom et suivre les indications données à l'écran afin d'accéder au site VOTACCESS et faire sa demande de carte d'admission par Internet.

La carte d'admission sera disponible selon la procédure indiquée sur l'écran. Pour le cas où les actionnaires n'auront pas choisi un envoi par courrier, elle devra être imprimée par leurs soins et présentée à l'accueil.

2. Vote des actionnaires par Internet (VOTACCESS)

Pour les actionnaires au nominatif (pur ou administré) : les titulaires d'actions au nominatif devront se connecter à l'Espace actionnaire d'Uptevia(www.investor.uptevia.com) en utilisant le numéro d'identifiant qui se trouve en haut et à droite de leur formulaire de vote.

S'agissant des actionnaires au nominatif administrés, nouveaux ou jamais connectés, ils devront se connecter au même site ci-dessusmentionné afin de générer une demande de numéro d'identifiant auprès du service « relation investisseurs » d'Uptevia. Une lettre comportant les informations de connexion nécessaires afin qu'ils disposent des accès pour se connecter et voter lors de l'assemblée générale leur sera alors envoyée.

Les titulaires d'actions au nominatif pur devront se connecter avec leurs codes d'accès habituels.

Après s'être connecté, l'actionnaire au nominatif (pur ou administré) devra suivre les instructions données à l'écran afin d'accéder au site VOTACCESS et voter ou donner pouvoir au Président ou à un tiers.

Pour les actionnaires au porteur : il appartient aux titulaires d'actions au porteur de se renseigner auprès de leur établissement teneur de compte pour savoir si celui-ci est connecté ou non au site VOTACCESS et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions d'utilisation particulières. Seuls les actionnaires au porteur dont l'établissement teneur de compte a adhéré au site VOTACCESS pourront voter en ligne. Si l'établissement teneur de compte de l'actionnaire est connecté au site VOTACCESS, l'actionnaire devra s'identifier sur le portail Internet de son établissement teneur de compte avec ses codes d'accès habituels. Il devra ensuite cliquer sur l'icône qui apparait sur la ligne correspondant à ses actions de la Société et suivre les indications données à l'écran afin d'accéder au site VOTACCESS et voter ou donner pouvoir au Président ou à un tiers.

Le site sécurisé dédié au vote préalable à l'assemblée générale VOTACCESS sera ouvert à partir du jeudi 4 mai 2023 à 15 heures, heure de Paris.

La possibilité de voter ou de donner pouvoir au Président de l'assemblée par Internet prendra fin la veille de l'assemblée générale, soit le lundi 22 mai 2023, à 15 heures, heure de Paris.

Il est toutefois recommandé aux actionnaires de ne pas attendre cette date ultime pour se connecter au site afin de tenir compte des éventuels délais dans la réception des informations nécessaires à leur connexion.

3. Vote par correspondance ou par procuration des actionnaires et des mandataires par voie postale

Les actionnaires souhaitant voter par correspondance ou par procuration sous forme papier devront :

Pour les actionnaires au nominatif (pur ou administré) : renvoyer le formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration, qui leur sera automatiquement adressé avec la convocation à l'assemblée générale par courrier postal, à l'aide de l'enveloppe de réponse prépayée jointe à la convocation à Uptevia, Service Assemblées Générales, 12, place des Etats-Unis,CS 40083, 92549 Montrouge Cedex.

Pour les actionnaires au porteur : demander ce formulaire auprès de l'intermédiaire habilité qui gère son compte titres, à compter de la date de convocation de l'assemblée générale, étant précisé que pour être honorée cette demande devra avoir été reçue par l'intermédiaire habilité au plus tard six jours avant la date de l'assemblée générale, soit le mercredi 17 mai 2023. Une fois complété et signé par l'actionnaire, ce formulaire sera à retourner à l'établissement teneur de compte qui se chargera de transmettre le formulaire de vote accompagné de l'attestation de participation mentionnée ci-dessus au paragraphe A à Uptevia, Service Assemblées Générales, 12, place des Etats-Unis, 92549 Montrouge Cedex.

Pour être pris en compte, les formulaires de vote par correspondance des actionnaires devront, conformément

• l'article R. 225-77 du Code de commerce, être reçus par Uptevia, Service Assemblées Générales, 12, place des Etats-Unis, CS 40083, 92549 Montrouge Cedex, au plus tard trois (3) jours avant la date de l'Assemblée générale, soit avant le samedi 20 mai 2023.

Pour être pris en compte, les formulaires de vote par procuration des actionnaires avec indication de mandataire, dûment signés et complétés, devront être réceptionnés par Uptevia, Service Assemblées Générales, 12, place des Etats-Unis, CS 40083, 92549 Montrouge Cedex, au plus tard le samedi 20 mai 2023. La procuration donnée pour l'assemblée générale vaut pour les éventuelles assemblées successives qui seraient convoquées avec le même ordre du jour et est révocable dans les mêmes formes que celles requises pour la désignation du mandataire. Pour être pris en compte, l'instruction de vote du mandataire pour l'exercice de ses mandats dûment signée et complétée, devra être réceptionnée par le Service Assemblées Générales d'Uptevia au plus tard le samedi 20 mai 2023.

Conformément aux dispositions de l'article R. 22-10-24 du Code de commerce, la révocation d'un mandataire s'effectue dans les mêmes formes que celles requises pour sa désignation.